O e-commerce representa uma oportunidade para quem quer empreender no Brasil. A estimativa é a de que o segmento cresça 8% em 2016 e se mantenha em alta durante um longo prazo, já que representa apenas 4% do varejo total do País e cerca de metade da população brasileira ainda não têm acesso à internet.
Não adianta, porém, investir apenas em Marketing e na área Comercial para fazer o consumidor clicar no botão ‘Comprar’. Todo esse investimento, que é extremamente importante, pode ser perdido se a empresa não estiver preparada para cuidar das tarefas relacionadas à retaguarda da operação, isto é, o backoffice.
Embora invisível aos olhos dos clientes, essa operação de backoffice garante a entrega do produto de acordo com as especificações e prazos acertados e, por consequência, fideliza cliente e aumenta as vendas. Fazem parte dessa “operação invisível”: logística, gerenciamento de pedidos, estoque, relatórios, faturamento, entre muitos outros atributos estratégicos para o sucesso de um e-commerce.
Quando este processo é manual, os custos são altos e os erros e atrasos nas entregas ficam cada vez mais frequentes. Além disso, é necessário aumentar o investimento em mão de obra para controlar estoques por meio de planilhas de Excel ou localizar onde está o produto no armazém.
O processo pode virar uma bola de neve, já que também poderá demandar mais investimento em contratações na área de atendimento ao consumidor para explicar os eventuais problemas no processamento dos pedidos. E o consumidor, por sua vez, acaba sentindo os efeitos das falhas causadas pela má gestão do backoffice – e decide comprar no concorrente.
A aquisição de um sistema de gestão – ERP possibilita automatizar dezenas de processos, como digitalização de pedidos, atualização de estoque, cadastro de produto, processamento de notas fiscais e emissão de impostos, entre outros.
O controle do negócio é feito por gráficos e dados estatísticos que trazem indicadores (dashboard) sobre as vendas por canal; evolução do ticket-médio; produtos mais vendidos; total de vendas por dia, por estado e cidades; tempo médio de cada etapa da operação; pedidos em espera; pedidos cancelados; vendas por forma de pagamento, por período e por SKU; perfil de clientes; pedidos aguardando estoque; pedidos por forma de pagamento; tempo médio do processamento de pedido e status do pedido. Além da agilidade, essa automação traz algo fundamental para o consumidor e para o varejista: mais segurança nas transações.
O resultado final depende do tipo de produto e do formato da operação, mas a implantação do sistema de gestão pode reduzir o tempo de processamento interno de um pedido em até 50%. E a redução de custos, em alguns casos, atinge até 70% com a diminuição do ciclo de processos, fator primordial em tempos de dificuldades econômicas.
Outras soluções importantes para o empreendedor que procura agilidade e assertividade são as ferramentas de integração a marketplaces. É possível gerenciar a criação, edição e publicação de anúncios de forma fácil e eficiente, além de solucionar as dúvidas dos consumidores com uma agilidade muito maior.
O pequeno empreendedor que imagina que o investimento em sistema de gestão é alto deve reavaliar a relevância dessa parte da sua operação. O valor acaba diluído muito rapidamente com os ganhos em escala e, o mais importante, resulta no bom atendimento e fidelização do cliente.