Durante anos, o varejo brasileiro aprendeu a sobreviver dentro de um dos sistemas tributários mais complexos do mundo. Alíquotas sobrepostas, legislações estaduais conflitantes, exceções municipais e uma infinidade de códigos fiscais transformaram o simples ato de vender uma camiseta em um exercício de engenharia de dados.
Agora, pela primeira vez em décadas, esse sistema começa a ser redesenhado.
A nova reforma tributária não se limita ao escritório do contador. Ela chega ao balcão, impacta o estoque, altera a formação de preços, muda a nota fiscal e afeta diretamente o caixa das empresas. Embora o objetivo declarado seja aumentar a transparência do sistema, na prática a mudança exige um salto em tecnologia, integração de sistemas e, sobretudo, na qualidade dos dados que alimentam as operações fiscais e financeiras.
Tenho repetido a lojistas de moda, calçados, acessórios e redes de varejo que, em geral, a reforma muda como cada produto será cadastrado, tributado, vendido e registrado no fisco. Essa mudança é estrutural.
Estamos falando da substituição de cinco tributos que hoje compõem o preço de praticamente tudo: PIS, Cofins, IPI, ICMS e ISS. Em seu lugar entram, de forma gradual, dois impostos sobre valor agregado: CBS, federal, e IBS, estadual e municipal. Juntos, eles formam a espinha dorsal do novo IVA brasileiro, cuja implementação plena está prevista para 2033.
O Brasil passa a adotar um modelo próximo ao que já funciona na Europa e em economias maduras, no qual o imposto incide apenas sobre o valor que cada empresa agrega ao produto ao longo da cadeia. Isso muda completamente o jogo para o varejo.
O risco do dado errado
Se antes convivíamos com um emaranhado de nomenclaturas que poucos compreendiam de verdade, agora entramos em um ambiente mais simples na teoria, mas muito mais rigoroso na prática. Cada venda precisará estar perfeitamente classificada, registrada e validada em tempo real.
E é aí que mora o perigo. A reforma inaugura um novo tipo de risco operacional: o risco do dado errado.
Em um sistema tributário altamente automatizado, integrado e auditável, erros cadastrais deixam de ser detalhe administrativo para virar problema de caixa. Um cadastro mal estruturado pode gerar tributação indevida, impedir a emissão de notas fiscais, provocar autuações e interromper a cadeia de vendas.
Tenho visto empresas focarem exclusivamente na alíquota e ignorarem aquilo que realmente vai definir quem atravessa essa transição com tranquilidade: a qualidade das informações que alimentam os sistemas fiscais.
Dados, caixa e margem em tempo real
No novo modelo, saída e entrada se cruzam automaticamente. Crédito e débito fiscal passam a ser conciliados quase em tempo real; dados viram lucro, custo ou prejuízo.
O lançamento de um produto passa a depender de um cadastro absolutamente impecável. Um único código errado pode bloquear a nota fiscal, paralisar a venda e interromper o fluxo de caixa.
Por isso, insisto em dizer que o maior inimigo do varejo não será o imposto, será o produto mal cadastrado.
O cronograma da reforma também exige atenção. A partir de 2026, empresas enquadradas no Lucro Real e no Lucro Presumido já começam a emitir notas dentro do novo modelo de IBS e CBS. Será um período de convivência entre sistemas, mas os documentos precisam nascer certos desde o primeiro dia.
Para quem está no Simples Nacional, a obrigatoriedade só chega em 2027, mas isso não significa que dá para esperar. Na prática, três áreas passam a ser vitais dentro da operação.
A primeira é o cadastro de produto, em que cada item precisa estar corretamente classificado. Se errar, não vende.
A segunda é a emissão de notas fiscais. A validação de IBS e CBS tende a acontecer quase em tempo real, e sistemas antigos simplesmente não conseguem acompanhar essa nova dinâmica.
A terceira é a margem real de lucro. Com o IVA, o imposto entra definitivamente na estrutura de preço, e quem não monitora a rentabilidade em tempo real corre o risco de vender sem saber se está ganhando ou perdendo dinheiro.
Tecnologia como critério de sobrevivência
É exatamente aí que a tecnologia deixa de ser acessório e vira ferramenta estratégica. Isso porque a reforma tributária, no fundo, não é apenas um desafio contábil, mas sim um teste de maturidade de gestão.
Ela expõe quem realmente controla seus dados, seu estoque e suas margens, e quem ainda opera no escuro. No novo varejo que está se formando, vender continuará sendo essencial. Mas vender certo, com dados certos e sistemas preparados, será o que separa quem cresce de quem trava.