Tragam a metodologia ágil para dentro da área de compras já!
Nos últimos anos, os profissionais de compras e suprimentos têm feito um esforço contínuo para ganhar relevância e poder influenciar os gastos corporativos de maneira mais proativa. Principalmente nos processos de contratação de serviços de tecnologia. Existe uma boa razão para esse esforço: é muito difícil adotar as melhores práticas de busca e qualificação de fornecedores, negociação e contratação se não houver uma definição muito clara da solução a ser comprada e nem tempo suficiente entre a demanda e o início esperado do contrato.
Na realidade acelerada da transformação digital, as organizações de compras devem ter cuidado para não desperdiçar a oportunidade de envolvimento precoce. Principalmente se o projeto representar uma compra ou contratação de uma solução nova, cujo escopo não esteja claramente definido. Ou quando cada fornecedor tenha uma abordagem diferente para a mesma solução. Se esse processo for conduzido pelo mesmo raciocínio utilizado na aquisição qualquer commodity, a função de suprimentos perderá rapidamente a credibilidade e, também, a oportunidade de ser parceira da inovação.
Há uma transformação silenciosa, mas profunda, acontecendo na área de compras em algumas poucas corporações. O novo cenário exige novas estratégias das áreas que adquirem bens e serviços. O novo processo da área de compras incorpora os ingredientes das metodologias ágeis, que podem aparecer numa combinação equilibrada e sensata com seus métodos tradicionais.
No processo tradicional, a área usuária que deseja fazer uma compra em geral necessita ter um entendimento claro e detalhado da solução desejada. Isso exige um esforço dos usuários e, eventualmente, perde-se oportunidades de explorar outras soluções de fornecedores alternativos. Nesse momento, a área usuária já pode ter pré-definido um fornecedor de sua preferência e a sua solução, bem como seu orçamento, tornando o processo de compras irrelevante e meramente burocrático.
Porém, é justamente nessa etapa que a área de suprimentos se envolve. Com a equipe usuária, ela dedica mais um grande esforço em documentação, a fim de poder produzir e disparar para o mercado as RFI (Request for Information), RFP (Request for Proposal) ou RFQ (Request for Quotation). O fornecedor, por sua vez, pode ter dificuldades no entendimento da documentação e nem sempre consegue atender à solução definida. Porém, poderia ter alternativas até mais eficientes.
Obviamente, esse processo é demorado e ineficiente em grande parte das aquisições atuais (principalmente no que se refere à aquisição de serviços de tecnologia). Esse processo pressupõe que quando um usuário de compras preenche uma requisição, em tese ele já sabe o que quer comprar. Ele sabe como é toda a solução. Em tese. Porque a realidade de hoje nem sempre é essa.
Atualmente, uma abordagem melhor para se extrair a melhor solução do mercado fornecedor é utilizar componentes das metodologias ágeis no processo de compras.
Por exemplo, as tradicionais RFPs são substituídas por RFS (Request for Solutions), que serão a base para sessões de design thinking com provedores de solução diferentes (em momentos diferentes, claro). Nessas sessões, a empresa-cliente descreve o problema a ser resolvido, seus objetivos de melhorias e suas restrições. Tudo para que os fornecedores desenvolvam soluções de forma gradativa (e em co-criação, para usar um termo da moda) para a melhor resposta à demanda do negócio.
Uma vez definido o modelo de solução pretendido, vem o segundo “sprint” (etapa no método ágil), durante o qual cada fornecedor apresenta sua proposta, com sua abordagem específica. No último sprint é feito um workshop entre compras e áreas usuárias, com todo o mandato para a tomada de decisão.
Em outras palavras, enquanto no processo tradicional o processo é entendimento da demanda do usuário, produção de RFI e RFP, resolução de dúvidas de fornecedores e avaliação de propostas, no processo ágil temos design da solução, avaliação e decisão.