Entre os fatores e processos necessários para ter uma loja virtual em pleno funcionamento está o gerenciamento de estoque: o controle dos produtos que chegam, dos que são vendidos, as quantidades de cada modelo/cor necessárias em determinado espaço de tempo, etc. Mas nem todo lojista tem a consciência da importância e necessidade do controle dessa etapa do processo. É comum nos depararmos com pequenas lojas que não têm sequer planilhas de controle de entrada e saída de produtos. Com isso, o empreendedor pode estar perdendo dinheiro sem nem se dar conta.
Mesmo os pequenos até os médios e grandes precisam ter controle de tudo que entra, se movimenta e sai da loja. Assim, é muito mais fácil de gerir outras etapas do processo de funcionamento – a logística fica mais simples e intuitiva e o relacionamento com o fornecedor mais exato, menos sujeito a “erros”.
O gerenciamento de estoque está ligado, por exemplo, àquela mensagem de “produto indisponível” ou “produto fora de estoque”, que ainda frustra muitos consumidores pelo universo virtual. O custo disso, aliado ao custo de estoque em excesso e devoluções, segundo um levantamento da IHL Group, resulta na perda de aproximadamente 1,75 trilhões todo ano pelos varejistas. A solução? Investir em sistemas de controle confiáveis, integráveis, que possam fazer o cruzamento de dados, gerando números exatos.
Para os pequenos empreendedores, as planilhas continuam sendo uma opção praticável, mas com as desvantagens usuais: como a atualização é feita manualmente, erros podem acontecer, além disso, no caso de um problema com o computador e sem back up, dados podem ser facilmente perdidos. Uma das alternativas para este tipo de empreendedor pode ser investir em aplicativos, como o Mini Negócio, que permitem o gerenciamento dos processos da loja, inclusive do estoque, a partir do próprio celular ou tablet. O app está disponível gratuitamente para iPhone e iPad e permite cadastrar produtos, clientes, serviços, etc. Sua interface é bastante simples e intuitiva e pode funcionar bem para negócios pequenos.
Para lojistas mais temerosos, vale investir em softwares especializados em gerenciamento de estoque ou ERPs, que garantem informações fiéis à realidade e um controle exato de toda movimentação de mercadoria realizada na loja. Existem diversos softwares grátis disponíveis para download, assim como ERPs. Uma das opções é o ERPFlex, que, entre as demais funcionalidades, possibilita a integração dos estoques da loja virtual e física. Há também o Bling!, um sistema de gestão online, que além de realizar o gerenciamento de estoque, também emite Nota Fiscal, permite o cadastro de clientes e o gerenciamento financeiro, tudo com integração à plataforma do e-commerce. Este, aliás, é um ponto importantíssimo: softwares com integração à plataforma da loja tornam a gestão do estoque muito mais fácil e correta.
Existem opções para todo o tipo de poder financeiro – desde os gratuitos e que, portanto, possuem funcionalidades um tanto limitadas, mas ainda assim válidas, até os que disponibilizam diversos planos, com valores e funcionalidades variáveis. Sendo assim, o lojista precisa avaliar suas necessidades e as possibilidades que o mercado oferece para, assim, escolher a que mais se adequa a seu modelo de negócio e atividade. Em todo o caso, o importante é manter o estoque (e todos os outros processos) sempre em dia, evitando ao máximo decepcionar o cliente e até perdê-lo, ter um relacionamento profissional com os fornecedores e investir em ferramentas que possam facilitar a rotina da empresa.