Gerenciar os processos de um e-commerce pode ser um dos maiores desafios para qualquer empreendedor. Uma das etapas cruciais para o bom funcionamento de uma loja virtual é o gerenciamento do estoque, por exemplo. Afinal, nada pior do que vender uma mercadoria que não se tem ou frustrar o consumidor com a mensagem de “produto temporariamente indisponível”.
Sendo assim, algumas atitudes são necessárias por parte do empreendedor. Um dos primeiros passos é definir de onde vêm os produtos: são confecção própria, revenda, importados, etc. Essas informações vão definir quanto tempo as mercadorias demorarão para saírem da loja em direção ao consumidor e vão, portanto, pautar o prazo de entrega.
Se você tem um pequeno negócio, trabalha sozinho ou tem poucos funcionários, a gestão do estoque (e de outros processos) pode ser feita manualmente por meio de planilhas que registrem tudo que foi pedido ao fornecedor, tudo que chegou de fato e tudo que foi vendido.
Contudo, este tipo de registro requer um pouco mais de rigor e comprometimento por parte da empresa e dos funcionários, já que sua atualização não é automática.
Vale ressaltar que as planilhas também abrem mais precedentes a erros: o funcionário pode esquecer de dar baixa em determinado produto que vendeu ou pode confundir as linhas da planilha e alterar o produto x ao invés do produto y.
Para facilitar esse processo é que existem os ERPs (Enterprise Resource Planning, em tradução literal, sistemas de gestão empresarial), softwares que automatizam e tornam mais prático o gerenciamento corporativo. Existem sistemas que fazem o gerenciamento exclusivo de estoque, contudo os ERPs geralmente integram todos os processos.
Para pequenos e-commerces existe a possibilidade de fazer esse gerenciamento pelo próprio smartphone ou tablet. Uma das sugestões de aplicativo é o Mini Negócio. Com uma interface bastante simples e intuitiva, o aplicativo permite cadastrar clientes, produtos, serviços, fornecedores e contas, além de criar notas de vendas não pagas, o que permite, inclusive, a velha compra fiada.
Um diferencial bem bacana do aplicativo é que ele avisa, por exemplo, quando há um cliente aniversariante. A partir disso já é possível desenvolver ações especiais, como um e-mail marketing de felicitação ou um cupom de presente, uma promoção especial, etc. O aplicativo é grátis e está disponível para iPhone e iPad.
Para negócios maiores e mais complexos existe uma infinidade de modelos e tipos de ERPs. Um deles é o NEX que é um pouco mais completo e, além de controlar o estoque, cadastrar clientes, produtos, fornecedores, registrar as vendas, controlar o fluxo de caixa também faz orçamentos, imprime recibos, etiquetas e emite Nota Fiscal.
É possível baixar o programa gratuitamente, mas com funcionalidades básicas, além de suporte para e-mail e tutorias de ajuda. Existem ainda dois planos: um intermediário, que custa 39 reais por mês e inclui recursos básicos e avançados, suporte por e-mail, chat e telefone e tutoriais de ajuda.
O plano mais completo custa 69 reais ao mês e também inclui recursos básicos e avançados, suporte por e-mail, chat e telefone, tutoriais de ajuda, além da emissão de Nota Fiscal, uso em rede e suporte emergencial.
Além desses, existem muitas outras opções, vale pesquisar e descobrir qual software tem as funções que mais se adaptam às necessidades do seu e-commerce. Mas certifique-se de que estes programas servirão para facilitar a rotina da empresa e não para complicar. Se você gerencia seu negócio perfeitamente por meio de planilhas, ótimo! Caso não, invista na tecnologia. Ela está aí para isso.