Quanto maior o número de processos dentro de uma empresa, maior é a chance de ocorrer desperdícios e erros. Isto acontece porque a relação entre os processos fica cada vez mais complexa e difícil de controlar para o gestor. Como resolver esse problema, evitar os custos desnecessários e aumentar a eficiência do negócio?
Entenda no artigo a seguir como um sistema de entreprise resource planning (ERP) promove a integração dos processos de trabalho da empresa e reduz os custos operacionais.
Melhor gestão de estoque
Um sistema ERP torna a gestão de estoque da empresa muito mais eficiente e segura. Um dos motivos é a integração com outros processos. Quando é criado um pedido de compra, por exemplo, imediatamente o sistema gera um order picking para o estoque, que realiza a separação do pedido. O sistema também vai notificar o setor de compras e o de marketing.
Com isso, além de evitar a perda de dinheiro por falta de produtos em estoque ou pelo perecimento de algum insumo, a empresa também pode operar com o estoque próximo a zero. Também é possível, com os dados obtidos pelo marketing, fazer um planejamento de compras eficiente, de acordo com a sazonalidade do negócio.
Aumento da eficiência organizacional
A integração dos processos que o ERP promove gera um aumento geral da eficiência organizacional por dois motivos básicos. O primeiro é que ele reduz consideravelmente o retrabalho. Quando um dado é inserido no sistema, ele gera a ordem para todos os processos de trabalho que estão integrados, evitando que determinadas ações sejam realizadas mais de uma vez.
Quando, por exemplo, um pedido de compras entra pelo site, o software já pode gerar o pedido para o estoque, fornecer dados para o setor de Marketing e Compras, além de já gerar a nota fiscal eletrônica em XML. Uma série de processos de trabalho que consumiriam tempo, dinheiro e recursos humanos é feito apenas uma vez.
A segunda razão, decorrente da primeira, é que a integração dos processos reduz a incidência de erros. Quando existe uma grande cadeia de processos não-automatizados, a chance de alguma informação ser registrada ou interpretada de forma equivocada durante o percurso é muito grande, o que aumenta o tempo de trabalho e os custos operacionais e gera desperdícios de recursos.
Relatórios mais rápidos e confiáveis: do dia a dia ao planejamento
Outra razão que leva um sistema ERP a reduzir os custos operacionais é a geração mais simples e eficiente de relatórios. Como todos os dados estão inseridos no software, é rápido gerar informações sobre a empresa. Não há a necessidade de reunir os dados de cada uma das áreas, que normalmente estão consolidados em softwares e formatos diferentes.
Com informação gerada praticamente em tempo real e com mais confiabilidade, o gestor pode cortar custos com o ajuste dos processos de produção, logística e compras, entre outros. A velocidade que a informação é fornecida, permite decisões tempestivas e embasadas. Sua confiabilidade e caráter holístico, por outro lado, possibilita um planejamento mais eficiente.
Como vimos, existem três razões principais pelas quais a implementação de um sistema ERP reduz os custos operacionais de uma empresa. A primeira delas é uma gestão mais eficiente do estoque, que pode operar próximo de zero em alguns casos. Em segundo lugar, vem o aumento da eficiência organizacional, promovida principalmente pela eliminação de retrabalho que a integração dos processos promove. Por último, a geração de relatórios tempestivos e mais confiáveis permite enxergar os processos e torná-los mais eficientes, reduzindo custos.
A chave para perceber os benefícios do ERP é entender a potencialidade que traz a integração dos processos na sua empresa. Gostou do post de hoje? Deixe seu comentário abaixo com possíveis dúvidas ou sugestões de como otimizar os custos operacionais através da implementação de um ERP nos negócios.