Em um mundo em que as empresas precisam buscar mais eficiência, lucratividade e adaptabilidade, os princípios de gerenciamento de operações ganham importância. Isso porque as demandas não mudam: é preciso fazer mais com menos, melhorar a eficiência, cortar custos, adaptar processos e garantir a satisfação do cliente com produtos, serviços e experiências de qualidade.
Esse contexto tem exigido dos gerentes de operações abordagens cada dia mais complexas, além do uso de recursos digitais para as diferentes facetas de cada processo, tais como design de produto, desenvolvimento e controle de qualidade, assim como a logística envolvida em previsão, compra, gerenciamento de estoque, remessa e entrega. Tudo isso deve ser equilibrado com a manutenção e um serviço de excelência da perspectiva do funcionário e do cliente.
Mesmo diante das especificidades de cada processo, alguns princípios fundamentais podem ser adotados para obter e manter a eficiência operacional e a vantagem competitiva tão cruciais para o sucesso dos negócios. Esses princípios equilibram o controle disciplinado dos elementos fundamentais da eficiência operacional, da resolução criativa de problemas e do gerenciamento ágil de mudanças.
Uma das orientações mais citadas sobre isso é a apresentação de Randall Schaefer na Conferência Internacional da Association for Supply Chain Management (APICS) de 2007, na qual ele destacou dez princípios:
1 – A realidade da gestão de operações
O equilíbrio alcançado entre o gerenciamento de operações comerciais altamente controladas e previsíveis e a adoção de mudanças rápidas e inevitáveis é adequado para o sucesso em tempos voláteis. Para ser eficaz, é preciso concentrar-se nos problemas, e não nas ferramentas. Eles são a realidade agora, enquanto as ferramentas vieram de problemas do passado que nem sempre são os mesmos de hoje. O que funcionou da última vez pode não funcionar desta vez da mesma maneira.
2 – Esforçando-se para o princípio da organização
É preciso organizar todas as facetas das operações em um ecossistema coeso, independente e buscar o máximo de consistência. Isso permite previsibilidade, medição e, portanto, melhoria controlada, levando a maior eficiência e lucratividade. A organização se traduz em lucros consistentes e previsíveis. Esse é o objetivo, o ideal. Por isso os gerentes devem ter em mente que a realidade se aproxima com problemas complicados e não devem se surpreender quando algo diferente acontecer.
3 – Aderindo aos fundamentos de operações
A inovação é o que há de divertido e empolgante, mas geralmente só é possível devido à diligência nos fundamentos das operações de negócios e ao gerenciamento de operações que ocorrem em grande parte nos bastidores, incluindo a manutenção de registros precisos de estoque, logística transparente, recursos humanos e gerenciamento da cadeia de suprimentos. Essas funções e processos garantem que as pessoas, as informações e os materiais entrem, saiam e cheguem onde precisam estar no prazo e com eficiência. São operações fundamentais que mantêm um negócio produtivo e lucrativo, criando margens para que a inovação ocorra.
4 – Gerentes de operações e responsabilidade
Manter as pessoas responsáveis por suas contribuições e resultados é um grande motivador. Os gerentes de operações são responsáveis por estabelecer metas, padrões e métricas e, em seguida, avaliar os resultados para determinar o reforço positivo ou negativo apropriado. Essas metas e padrões precisam ser bem comunicados para que todos saibam o que é esperado e como o desempenho é medido.
5 – Tudo sobre contexto
Dependendo do contexto, dos objetivos e da perspectiva, a variação pode ser boa ou ruim. Quando o gerente busca maior controle dos processos para maximizar a eficiência e obter custos mais baixos, as variações são invariavelmente ruins. No entanto, quando o objetivo é maior variedade e uma gama mais ampla de opções, a variância pode ser boa. Afinal, a inovação requer variação para se desenvolver e emergir como algo novo de um processo ou sistema altamente controlado.
6 – Causalidade: não se concentre nos sintomas
Chegue à raiz do problema e resolva-o, em vez de tratar os sintomas que voltarão continuamente, desde que a causa subjacente exista. Os sintomas devem ser tratados, é claro, mas pode ser tentador focar apenas neles e seguir em frente assim que eles forem aliviados.
7 – Pessoas e princípios: paixão gerenciada
Embora o controle e a disciplina possam ajudar as empresas em tempos econômicos difíceis, é importante lembrar que as pessoas são o que fazem ou quebram uma organização. Os gestores são responsáveis por conduzir o negócio da forma mais eficiente e lucrativa possível, o que requer controle sobre todos os aspectos das operações, tornando-as o mais previsíveis possível para reduzir o número e a volatilidade das variáveis. Os gerentes de sucesso também sabem como motivar e administrar a paixão dos funcionários por meio da responsabilidade, bem como de recompensas e críticas construtivas.
8 – Humildade: o gerente de operações verdadeiramente sábio
O orgulho pode ser criativo quando alimenta a confiança para enfrentar novos desafios e fazer o melhor trabalho. Quando o orgulho impede o gestor de admitir que não sabe alguma coisa, de pedir ajuda ou de buscar conselhos sábios, fica caro rapidamente. Bons gerentes podem admitir quando não sabem o que fazer. Então eles pedem ajuda, aprendem com a situação e continuam com os negócios.
9 – Equilibrando princípios com agilidade para o sucesso
Muitos desses princípios podem parecer rígidos e sufocantes à primeira vista, e alguns necessariamente são, mas é importante equilibrar a necessidade de disciplina e controle rígidos no gerenciamento de operações com o entendimento de que a adaptabilidade também é um princípio fundamental para um negócio. A adaptabilidade ajuda a estabelecer e a manter operações, mas também a enfrentar tempos econômicos difíceis, como recessões, e promover o crescimento. As operações internas são vitais para o sucesso de qualquer negócio, e a razão pela qual sua empresa opera é oferecer ótimos produtos, serviços e experiências aos seus clientes.
10 – Gerenciando mudanças
A única constante é a mudança. As soluções são temporárias e certamente surgirão novos problemas e desafios que não se encaixam no manual atual ou no conjunto de ferramentas disponíveis. Novas questões exigem novas formas de pensar e novas ferramentas. Os gerentes podem ter métodos favoritos para avaliar e tentar resolver problemas, mas é importante evitar a fixação em uma visão, uma ferramenta ou uma teoria.
Por que o gerenciamento de operações é tão importante
Disciplina e controle são a essência dos princípios da gestão de operações. Aumentar a eficiência e cortar custos são preocupações perenes para ser e se manter competitivo e lucrativo. Mas quando a economia se contrai e a ameaça de recessão se aproxima, as empresas precisam se preparar para tempos difíceis. Orçamentos apertados e medidas de corte de custos tornam-se prioridade máxima.
Adaptando o Princípio de Pareto (a regra 80/20) para o gerenciamento de operações, Schaefer disse que a execução diligente dos fundamentos básicos pode levar seu negócio a 80% do caminho para o sucesso. Adaptabilidade, gerenciamento de mudanças, solução criativa de problemas e aplicação dos princípios e teorias apropriados às causas profundas dos problemas podem conduzir os 20% restantes, qualquer que seja a definição no momento.
Schaefer nomeou os princípios especificamente para a apresentação do APICS, então versões posteriores aparecem em várias formas por diferentes especialistas. Mas quase três décadas depois, sua apresentação continua relevante. Claro, a lista foi adaptada e repetida, mas a essência dos princípios continua servindo como um lembrete de que quanto mais as coisas mudam, mais elas permanecem as mesmas.