Por Raphael Carnavalli – gerente comercial da KPL Soluções
Atuo há um bom tempo no mercado, especialmente com pequenas e médias empresas. Uma das coisas que pude observar ao longo desse tempo é o quanto a implantação de um software de gestão é desafiadora – independentemente do porte da empresa. Por isso, gostaria de deixar aqui alguns pontos que devem ser observados, estudados e tratados com muita atenção.
- Quando uma empresa decide procurar um software de gestão para administrar sua loja virtual, antes de tudo é muito importante o levantamento de todos os processos, desde o cadastramento do produto até a emissão da NF-e e o pós venda (controle administrativo e financeiro). Desta forma, a decisão final será muito mais rápida e precisa, não causando frustrações após a implantação do projeto.
- Converse com cada setor de sua empresa, levante as necessidades e principalmente as expectativas de cada um, prepare os funcionários para receberem um novo software que visa à organização e o crescimento da empresa.
- A empresa de software a ser contratada precisa ter um diferencial. Este diferencial é ter um sistema que atenda especificamente ao mercado online; melhor ainda se ela for especialista na área.
- Procure saber a história da empresa de software, qual o foco de mercado e quantidade de clientes que já atende no setor online. Observe os cases dessa empresa, entre em contato com alguns dos clientes e, se possível, visite uma operação. Tenha certeza que a relação cliente/fornecedor é tratada como uma parceria.
- O grande diferencial de um software especialista é estar preparado para administrar sua empresa toda. E o melhor, reduzindo a possibilidade de customizações.
- Todo processo da produção do produto, workflow do pedido, rápida emissão da Nota Fiscal atendendo às tributações do mercado eletrônico, integração com operadores logísticos e o pós-venda (administrativo e financeiro) já estarão prontos para atender às necessidades de sua empresa; com isso a configuração é mais rápida, acelerando, assim, o processo de implantação.
Após a decisão do software, comece a planejar como será sua infraestrutura para viabilizar o projeto.
- Peça a empresa de software os requisitos mínimos de um servidor para instalação do sistema, veja a possibilidade de contratar um Data Center para hospedagem externa do servidor, ou montá-lo dentro de sua empresa. Não se esqueça de analisar os pontos positivos e negativos para o seu negócio.
- A empresa de software não é responsável pela sua infraestrutura, apenas pela instalação, configuração e treinamento do sistema, salvo alguns casos onde esse serviço é comercializado junto com a venda do software.
- Compre impressoras, leitor de código de barras, suprimentos para impressoras. Isso até parece óbvio, mas já ocorreram casos em que, ao chegar em um cliente, me deparei com o servidor dentro da caixa e impressoras sem tinta.
- Ao final disso tudo, converse com os seus funcionários, faça uma reunião e explique as mudanças. Desta forma o treinamento do sistema terá 100% da atenção de sua equipe.
- É importante que o responsável pela empresa acompanhe os treinamentos, assim os funcionários sentirão mais segurança nessa nova fase.
Tenha plena certeza que sua empresa está apta a receber um software, senão seu sonho pode se tornar um grande pesadelo. Muitas das pessoas que converso conhecem essa teoria. Parece óbvia, mas acabam não seguindo o business plan e a frustração bate à porta.
Precisamos quebrar alguns paradigmas em relação ao software de back-office/ERP. Vejo indagações a respeito do custo e tempo de implantação, sendo que o software de gestão é o coração da sua empresa, pois nele está concentrado tudo o que é necessário para a tomada de decisões.
O resultado é a equação: software especialista + boa equipe de implantação = sucesso nos negócios!
Entendo que custo do software é algo determinante para a tomada de decisão, porém tente olhar para essas questões de profissionais, tanto técnicos como consultores, tenho certeza que pesará a favor para a contratação.
Boa sorte a todos e lembrem-se: os especialistas fazem a diferença!
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