O Design Sprint é uma metodologia ágil que visa encontrar uma solução para um problema específico ou trazer melhorias para um produto ou serviço já existente em um curto espaço de tempo.
A técnica ganhou formatos diferenciados ao longo dos anos e agora, com o trabalho remoto cada vez mais difundido, esses ajustes no método se tornarão ainda mais frequentes e necessários.
Aqui na ZOLY fizemos essas adaptações e deu muito certo. Compartilhamos agora com vocês um pouco da nossa experiência nesse processo.
Alguns detalhes sobre a metodologia
Na sua versão original, o Design Sprint tem duração de cinco dias, divididos em 8 horas diárias. Hoje, existem modelos nos quais o processo demora apenas quatro dias e, diferente da primeira opção na qual é preciso que toda equipe trabalhe junta até o 3° dia, no formato mais enxuto essa exigência se estende até o 2° dia.
O método em si é constituído por cinco estágios: mapear o problema, esboçar, decidir, prototipar e testar. No formato mais curto com duração de quatro dias, a primeira e a segunda etapa são realizadas no mesmo dia.
Veja a seguir algumas dicas para adaptar o modelo o Design Sprint ao ambiente remoto.
Prepare o cenário do Sprint com antecedência
No pré-sprint, é importante roteirizar a conversa para ter em mente o passo a passo do processo e evitar o desperdício de tempo e perda de foco.
É indicado também criar com antecedência o template do quadro geral, onde as ideias serão colocadas. Para isso, você pode usar algumas ferramentas como Mural e Miro ou qualquer outra de sua preferência, mas não se esqueça: é essencial que a equipe de profissionais envolvida tenha conhecimento de todas as etapas e atividades.
Como o Design Sprint remoto não tem limitação de espaço, é possível criar um dashboard para cada dia ou cada tarefa. Além disso, é aconselhável preparar incluir no dashboard exemplos e instruções para minimizar as dúvidas e possibilitar que a equipe aproveite ao máximo as atividades. Ilustrar o processo com figuras e desenhos também é uma opção válida para deixar as instruções mais fáceis e atrativas.
Outro recurso interessante é informar a equipe, alguns dias antes, sobre como será o sprint e as etapas envolvidas nele. Enviar um tutorial sobre as ferramentas que serão utilizadas pode contribuir bastante para o bom andamento do processo. Para fazer isso, você pode usar o LOOM, uma extensão do Google Chrome que possibilita gravar vídeos da tela do seu computador, enquanto você explica como se usa uma ferramenta específica.
Escolha ferramentas com boa usabilidade
No Design Sprint remoto as ferramentas têm um papel fundamental. Priorize aquelas que que tem boa usabilidade e que já façam parte do contexto dos participantes, assim você economiza tempo e também ganha mais fluidez no processo.
Um ponto interessante é que até os mecanismos utilizados no Design Sprint remoto possibilitam a inovação na prática. Um exemplo disso é o Mural, recurso já mencionado aqui, que além de simular o quadro de post-its, permite que as pessoas votem nas ideias de forma anônima e ainda consegue compilar os resultados desta votação de maneira automatizada.
Falando em ferramentas, aqui vão algumas sugestões úteis para facilitar o seu Design Sprint remoto:
Mantenha a equipe engajada e focada
O engajamento do time é outro fator relevante para o bom andamento da técnica, principalmente no modo remoto. Levando essa premissa em consideração, é aconselhável selecionar bem os participantes para evitar convidar pessoas que não sejam fundamentais no processo e se certificar que um representante de cada área envolvida na ação esteja na reunião.
Além disso, é preciso estabelecer conexões entre as pessoas do grupo. Pausas entre uma atividade e outra, ou mesmo uma confraternização online antes do projeto começar pode ajudar na integração das pessoas do projeto.
No Design Sprint, a equipe fica alocada em uma sala física de reunião, as pessoas estão juntas com visão uma da outra o tempo todo, o que acaba criando um senso de pertencimento e união. No método remoto é vital que a câmera do computador ou celular de cada participante esteja sempre ligada, e recomendado que todos nos seus computadores fechem as abas de páginas que não estão relacionadas ao projeto. Dessa forma, o grupo fica ao mesmo tempo unido e focado.
Outro recurso interessante para evitar a dispersão da equipe é, após explicar todas as etapas e atividades que farão parte do sprint, desbloquear cada uma delas só quando chegar o momento de serem colocadas em prática. Dessa maneira, os participantes não ficarão tentando antecipar tarefas que ainda estão por vir e conseguem se concentrar mais nas necessidades de cada momento.
Tenha mais que um facilitador
Essa é uma sugestão que também ajuda a manter o Design Sprint remoto organizado bem como o engajamento dos participantes.
Enquanto um facilitador é responsável por observar o andamento do processo, o outro preocupa-se em orientar o grupo na execução das tarefas. Este último facilitador inclusive pode estabelecer uma ordem para que cada membro da equipe dê sua opinião ou exponha sua ideia de cada vez. Assim todas as sugestões são ouvidas e a sala do sprint não se transforma em um caos.
Dose o tempo do Design Sprint de acordo com a sua necessidade
É importante entender que a metodologia do Design Sprint tem o papel mais de orientar do que ditar regras. Esse é um método flexível e que pode ser adaptado para a realidade do mercado que você atua e às necessidades do seu projeto, desde que não afete a qualidade dos resultados finais.
Para a versão remota, passar 8 horas conectado, mesmo com as pausas a cada 90 minutos, pode ser muito cansativo e acabar dispersando os participantes. Por isso, aqui vão duas possibilidades: reduzir o tempo e adequar para a necessidade da sua equipe ou, dependendo da complexidade do problema a ser solucionado, dividir essas 8 horas em dias alternados e estender um pouco mais o processo.
Uma dica é excluir da war room digital as atividades individuais, essa é uma forma de não tornar a videoconferência tão cansativa. Para as tarefas que não serão realizadas online, uma ferramenta recomendada, como já citamos aqui, é o Basecamp que mantém o time conectado, mesmo quando cada um está trabalhando separadamente.
Peça feedback, SEMPRE
A última recomendação, mas não menos importante, é a solicitação de feedback. Como o Design Sprint remoto é relativamente novo e carece de adaptações, tenha sempre a prática de pedir o feedback da equipe que participou do processo. Afinal, a partir das críticas e sugestões de melhorias das pessoas envolvidas fica muito mais fácil enxergar o que está bom ou o que ainda precisa ser repensado.
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Este texto foi escrito por Bianca Borges, Analista de Comunicação Sênior da ZOLY. Jornalista, formada pela Universidade Anhembi Morumbi, possui experiência nas áreas de Conteúdo, Assessoria de Imprensa e Gestão de Mídias Sociais. Gosta de escrever sobre diversos assuntos, mas, atualmente, seu foco é o Marketing Digital e Data Business.