O conhecimento de transporte eletrônico e a inteligência de negócio na hora do frete

por Adriano Vermolhem Terça-feira, 25 de julho de 2017   Tempo de leitura: 9 minutos

A confiança de se comprar pela internet é uma de muitas preocupações do administrador ou proprietário de uma loja virtual. Porém, passar o cartão ou pagar o boleto não é o fim da compra – depois disso, ainda tem a entrega, uma oportunidade do consumidor retornar e realizar novas compras…

É a agilidade entre todas as etapas (do despacho até a entrega na residência do cliente) e o bom trabalho de todos os envolvidos, que permitirá uma boa experiência para o consumidor. Além da ordem de serviços de entrega, outros fatores influenciam para que ela seja ágil, como o tempo de espera por respostas e documentos, ordens posteriores e atrasos.

A gestão automática de documentos fiscais pode ser a ponte necessária entre o e-commerce e a transportadora ou transportadoras que sejam responsáveis pela entrega do seu produto.

Primeiramente, é importante entender quais são os principais documentos necessários para que a loja virtual e a transportadora possam entregar o produto ao seu destino: a Nota Fiscal eletrônica (NFe), que deve acompanhar todo e qualquer produto, e o Conhecimento de Transporte eletrônico (CTe), que deve acompanhar toda a carga juntamente com as NFes daquele transporte.

Em suma, todo o transporte deve carregar consigo o Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte eletrônico (DACTe) em papel, referenciando todas as chaves de acesso das NFes que estão sendo transportadas, além do Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica (DANFe) de cada produto, também em papel.

O CTe é um documento eletrônico para o registro de prestação de transporte de cargas – tanto o emissor quanto o tomador (quem paga o frete) do CTe devem armazenar o arquivo digital pelo prazo previsto na constituição, atualmente de 5 anos mais o ano corrente.

Geralmente, como a loja virtual se responsabiliza pelo pagamento do frete, ela é uma das responsáveis junto à transportadora e também pode usar esse arquivo para poder conferir se estão sendo transportados os produtos certos.

Muitas vezes, o processo de envio dos documentos fiscais acontece por e-mail. Ou seja, caso um e-mail se perca, seja pela digitação incorreta do endereço eletrônico ou pela caixa de entrada lotada, a loja virtual ou a transportadora precisam se comunicar por telefone, enquanto isso o cliente continua esperando sua mercadoria.

Além disso, os mecanismos de busca são limitados – no caso do e-mail, a busca por remetente ou assunto nem sempre é suficiente para achar o documento desejado. Seria muito mais interessante se você pudesse localizar por qualquer atributo da nota.

Com a modernização do Conhecimento de Transporte e da Nota Fiscal, uma das principais vantagens é a possibilidade de consulta e armazenamento digital. A partir da posse de todos os seus XMLs fiscais, a empresa pode passar a guardá-los em plataformas especializadas nisso.

Outra vantagem é a redução de erros de escrituração devido a incorreções de digitação em Conhecimentos de Transporte. A partir da análise desses documentos, é possível gerar inteligência na logística. A automatização da gestão de documentos fiscais vem como uma luz para que não se perca tanto tempo com processos manuais e ligações.

Recebendo todo o documento fiscal (NFe e CTe) emitido para o CNPJ do negócio, seja o e-commerce ou a transportadora, é possível elaborar rapidamente a logística e as ordens de entrega.

A consulta e o armazenamento automáticos são aliados para que a empresa possa escriturar todos os documentos conforme a lei vigente. Um ponto importante sobre a consulta é que ela deve ter uma conexão direta com a Secretaria da Fazenda para que tenha validade jurídica e autorização de uso.

A busca por campos da NFe ou CTe também pode ajudar na hora de identificar um boleto a ser pago que veio sem a DANFe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal) e sem a identificação do que está sendo pago… Assim, aqueles filtros por valor do conhecimento, valor total das notas transportadas, frete, impostos e alíquotas e por Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP), por exemplo, são possíveis.

Um exemplo é segmentar apenas uma categoria ou produto específico que é comprado frequentemente e avaliar o preço unitário ou valor de transporte dele ao longo do tempo. Assim, é possível perceber flutuações de preço do produto ou do transporte.

É importante frisar que os dados de uma NFe ou CTe nunca são demais. Dentro de uma CTe, encontra-se o valor da mercadoria e do frete, além de pedágio e nome da seguradora, entre outros campos. A loja virtual, visando à ascensão de sua área financeira, deve estar atenta a todos os detalhes, pois sempre é possível otimizar processos.

Outra vantagem sobre esse controle dos documentos fiscais é utilizar a curva ABC. Com a gestão de NFes e CTes, a loja virtual é capaz de identificar quais são suas principais transportadoras, qual a quantidade de produtos transportados em cada demanda e, assim, fazer uma prospecção de quanto será pedido no próximo trimestre ou semestre. Essas informações são a base para uma negociação com as transportadoras.

Esse tipo de análise contribui para que a loja virtual aumente a lucratividade e tenha uma parceria efetiva com a transportadora ou até tomar a decisão de não manter o contrato com ela.

É importante que o e-commerce sempre procure o respaldo necessário para poder crescer, seja a abordagem da equipe de marketing, sua área fiscal e financeira ou transportadoras parceiras. Tudo tem que estar alinhado para que seja feita a gestão correta de documentos fiscais, para que a loja não sofra nenhuma penalidade do Fisco, e a real comunicação com a transportadora, para que a loja continue realizando as entregas com excelência e, assim, mantenha sua base de clientes.

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