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S.A.P: do Excel ao conhecimento avançado de dados

Conheci um CIO que disse que o Excel é a raiz de todos os males!

Certamente você já teve alguma experiência traumática com os famosos XLS. O uso desenfreado do Excel na operação de uma corporação é certamente um comportamento de risco. E é exatamente sobre isso que vou tratar. Quando a planilha eletrônica se torna o ferramental operacional de sua empresa, temos um alerta piscante.

Usamos as planilhas para tudo, importar um cadastro, enviar um pedido ou fazer uma lista de convidados. Um relatório só é relatório quando está no Excel! Em minha carreira de programador já gastei horas de programação criando cubos milagrosos acessados pela nuvem, gerados em tempo real, mas que só ficaram “bons” para meus diretores quando criei um botão: “Exportar para Excel”.

Mas se usamos tanto as planilhas então porque é tão perigoso? Os principais motivos pelo qual a operação de sua empresa ou departamento não podem depender de uma planilha são:

  • Os dados não estão seguros.
  • Os dados podem facilmente ser manipulados, copiados ou perdidos para sempre.
  • Os dados não são colaborativos.
  • Não permite crescimento exponencial nem planejamento de expansão.
  • É limitado.

O questionamento que você deve fazer é: se o seu departamento logístico controla o estoque da empresa em uma planilha ou se seu financeiro inclui registros de contas a pagar e a receber em outra planilha, você está enrascado. Hoje em dia com baixo investimento e algumas soluções em nuvem você contrata ótimos serviços que te ajudarão a sair dessa cilada.

Então para quê servem as planilhas?

As planilhas podem ser ferramentas incríveis mas não devem ser a base de sua operação. Elas servem para:

  • Extração e importação de dados (cadastros, pedidos, listas de preços);
  • Organização de tarefas operacionais (tarefas pendentes);
  • Controles individuais, no máximo, departamentais (controle de entrega de celulares).

Mas sobretudo o poder principal dos malfadados arquivos XLS (ou XLSX) são as análises, os relatórios gerenciais. Nada pode gerar uma análise tão viva quanto gráficos comparativos, projeções e estimativas. A receita básica é a seguinte:

1 – Utilize recursos avançados do Excel. Aqui está o X do eXcel! Com acesso direto aos dados do seu ERP (isso é possível!) você poderá fazer análises maravilhosas e seus indicadores vão ficar excepcionais! Os gestores do negocio serão capazes de vislumbrar um coquetel de informações que muitas vezes, seriam demandadas hora$ e hora$ de desenvolvimento de terceiros.

2 – Conheça sua base de dados. Tenha um bom analista de banco de dados que consiga fazer consultas diretas na base de seu ERP, CRM, WMS ou outro.

3 – Desenvolva regras básicas de segurança para o acesso aos dados. Utilizando um usuário específico para a operação, além de restringir o acesso para somente consultar os dados (nada de update ou delete), permite também melhores rastreamentos em casos de consultas pesadas.

4 – Performance nas consultas. As consultas devem ser elaboradas tendo em vista a performance. Um bom analista de dados sabe o dano que instruções com travamentos de tabelas (lock) podem fazer ao seu database, portanto, é crucial que a performance seja considerada nas consultas de dados retroativos que podem chegar até em 5 ou 6 anos passados.

5 – Use gráficos, cores e balões. Com uma pitada de Excel Avançado e bom gosto, os recursos visuais ajudam nas análises de forma gritante.

Aqui cabe uma explicação conceitual importante:

O dado na TI é a representação física de um evento no tempo impossível de entender o que representa ou para que ele existe. Como exemplo temos um número.
A informação é o dado organizado, são dados agrupados que geram sentido para quem o lê.

Dependendo do nível de maturidade do corpo gerencial de sua corporação, pode não estar claro a diferença entre o dado e a informação, e esse é um outro ponto importante para o equilíbrio do uso inteligente das planilhas, mas esse é um ponto deficitário geralmente presente em gestores que vieram de cargos operacionais, mas que pode ser trabalhado e desenvolvido.

Nesse conceito ainda entra o conhecimento, e esse não vem de dados estruturados nem de planilhas coloridas, vem da experiência e capacidade individual!
Caso tenha interesse no aprofundamento técnico e prático do S.A.P. 🙂 nos ambientes profissionais em que atuo, entre em contato comigo!

Até a próxima.