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Pronto é pronto e pronto: como otimizar projetos da sua empresa

Parece estranho, mas em inúmeras reuniões de definição de escopo, especificação e planejamento de projetos quando levanto a questão, “o que é ‘pronto’ para você?” um tom de indagação inicial logo é promovido para um ar de surpresa e espanto quando concluímos que isso não é um conceito unânime.

Inevitavelmente existe uma grande diferença entre a percepção de “concluído” e a realidade de “concluído,” e isso afeta invariavelmente o sucesso de um projeto.

Usuários finais e equipe de desenvolvimento devem ter um entendimento compartilhado do que significa o trabalho estar completo, e isso, pode ser uma tarefa das mais complexas quando lidamos com o eterno conflito entre a área de negócios e a área de tecnologia.

Por isso é tão crucial que todos entendam exatamente o que o “Pronto” significa. Como conceito é bastante fácil de entender e os times geralmente enxergam valor imediatamente. Na prática, para muitas equipes, este conceito é um grande divisor de águas para a velocidade, veracidade e qualidade do processo.

De acordo com o manual do SCRUM – metodologia ágil de gestão para desenvolvimento de sistemas – a “Definição de Pronto”, conhecida como Dod (Definition of Done) é usada para:

– Garantir transparência;
– Assegurar quando o trabalho está completo;
– Estabelecer um acordo entre a equipe de desenvolvimento, a área requisitante e outras partes interessadas;
– Garantir qualidade;

Existem várias maneiras para validar se uma tarefa, solicitação ou demanda está realmente concluída. O DoD pode ser um simples checklist, pré-definido por tarefa, e apenas se todos os checks forem concluídos a tarefa será dada como completa.

Vamos supor que temos a demanda “Criar nova Land Page para parceiro Y”. Certamente assim que o desenvolvedor terminar de programar ele vai dar a tarefa como concluída.

Porém a equipe de QA não fez testes e a área usuária está esperando a página em produção! Portanto o que é “pronto” para o desenvolvedor, não é “pronto” para a área de negócios! Neste caso hipotético, o DoD ficaria assim:

Demanda: criar nova landing page para parceiro Y

[ ] Desenvolvido
[ ] Testado no ambiente QA
[ ] Stress Test
[ ] Aprovado pela área usuária
[ ] Implantado em Produção

Certifique-se de trazer à tona o DoD sempre que houver alguma entrega, especialmente aquelas que geraram ruídos, para aprimorar cada vez mais o DoD. Pergunte o que precisamos esclarecer, o que podemos acrescentar para torná-lo mais robusto. Torne um hábito revisitar o DoD e as entregas serão sempre mais eficazes, seja você o demandante ou o fornecedor da solução.

Conclusão: a definição de pronto é uma ferramenta muito eficaz para garantir a qualidade, a construção de confiança entre as partes interessadas, e produz um padrão de como a equipe faz suas entregas.

Fontes: Official Scrum Guide – http://www.scrumguides.org/scrum-guide.html e Done and Undon e – https://msdn.microsoft.com/en-us/library/hh765983(v=vs.110).aspx