Produtividade e organização no trabalho em tempos de home office

por Sidney Zynger Terça-feira, 14 de abril de 2020   Tempo de leitura: 6 minutos

Nos últimos anos, o crescimento do trabalho remoto passou a ser uma realidade a partir da necessidade que algumas empresas têm de continuarem realizando negócios, mesmo que seus funcionários estejam fora do escritório. Neste período de reclusão social, o formato de trabalho tornou-se para muitos a única forma de continuar produzindo.

Mas para isso ser possível é fundamental contar com um sistema de gestão em nuvem, onde o controle do negócio pode ser acessado de qualquer lugar e plataforma.

O home office faz com que as empresas sobrevivam ao período sem parar completamente a operação. Mas para isso é preciso investir em tecnologia e ter um cloud computing ou armazenamento de dados em nuvem, o que é o grande futuro dos arquivos digitais. A flexibilidade do trabalho remoto é realidade em diversos países, e o formato ajuda diretamente com a produtividade e o crescimento do negócio.

Para empresas que pensam em adotar o home office após esse período de recessão, a dica é apostar em apps e ter a tecnologia como aliada. Já existem muitas ferramentas que auxiliam os empreendedores, como por exemplo os sistemas de gestão, os sistemas em nuvem e os softwares gratuitos.

Sistema em nuvem para trabalhar de qualquer lugar

O sistema em nuvem é executado em uma plataforma cloud computing. Para quem não sabe, o cloud computing é o armazenamento e o compartilhamento de arquivos por meio da internet. Esse recurso se modernizou nos últimos anos por conta da popularização da computação remota e pelo aumento do uso de dispositivos móveis.

Todos os formatos e tamanhos de empresas se adaptam facilmente a esse sistema, garantindo dois fatores fundamentais:

  • segurança da informação;
  • possibilidade de se acessar os documentos em qualquer lugar do mundo.

A partir dele, as empresas passaram a ter acesso a modelos de implantação mais ajustados a suas realidades, modelos unificados de sistema, de rápido acesso e baixo custo.

O setor financeiro, vendas, almoxarifado, marketing, entre outros, poderão acessar o sistema que encontra-se na web. Dessa maneira, o uso da internet para acesso de dados e recursos da empresa vem tornando obsoletos os velhos sistemas fragmentados. Com as informações sendo atualizadas de qualquer lugar, também é possível ter maior organização nos processos e, consequentemente, o aumento de produtividade.

Outra pergunta recorrente quando se fala em sistema em nuvem é a segurança das informações, e essa é uma das maiores vantagens do sistema em nuvem. Isso porque, comparado ao armazenamento local, que depende de manutenção e atualizações constantes, o sistema em nuvem não altera os dados da empresa em caso incêndio ou roubo. Os sistemas em nuvem são certificados em sua maioria, e a confiabilidade na segurança dos dados e backup é muito maior. Por conta disso, todo o processo de atualização do software, gerenciamento de acessos e monitoramento de rede fica a cargo dos especialistas do assunto.

Outra vantagem do sistema em nuvem é a diminuição de custos, desde os detalhes de custos pequenos — como é o caso de impressão de planilhas — até a diminuição da ocupação física que arquivos necessitam. Tudo fica armazenado no sistema online, na nuvem.

Dicas para trabalhar remotamente ou home office

A primeira dica para quem quer aproveitar o home office da melhor maneira é separar um local para fazer seu “ambiente de trabalho”. Com isso, a produtividade também irá aumentar. Um espaço separado para o trabalho não precisa ser uma sala ou escritório, mas precisa ser um local organizado, com os principais recursos que irá te ajudar no dia a dia.

Adaptação ao trabalho remoto

Para se adaptar com o trabalho remoto, o profissional deve investir em soluções que o auxilie em toda essa rotina produtiva, conectando-o com o mercado. Existem programas disponíveis gratuitamente que permitem fazer conferências e apresentações em grupo, compartilhar arquivos e documentos. Outras ferramentas importantes são as de gerenciamento de rotina e projetos, que colaboram para manter a produtividade da equipe mesmo trabalhando em diferentes locais.

E se você for empreendedor ou gestor de um negócio, um sistema de gestão em nuvem é essencial para ter total controle da gestão e do financeiro do seu negócio de qualquer lugar.

Divisão de tempo e tarefas

Também é preciso estipular um horário para começar, horários de pausa e horário para finalizar o expediente. Trabalhar em casa pode te fazer trabalhar muito mais horas caso você não otimizar o seu tempo.

Caso tiver crianças em casa, divida as tarefas e o entretenimento delas com seu parceiro (a) e também reserve um tempo livre para estar com a família.

É possível passar por esse período e continuar produzindo e trabalhando. Claro que depende muito da área de atuação, tipos de venda ou produtos. Mas é importante não se deixar abalar e cuidar do seu negócio, mesmo que remotamente. Aproveite este período para estruturar seu negócio, conceituar sua comunicação e pensar em alternativas.

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