Por que, quando e como conciliar os repasses dos Marketplaces?

por Nôga Simões Quarta-feira, 25 de abril de 2018   Tempo de leitura: 5 minutos

Você, que é seller e vende em vários marketplaces (Mercado Livre, B2W, Netshoes, Walmart, Via Varejo, Walmart, dentre outros), já deve ter se deparado com a seguinte dúvida: será que estou recebendo corretamente e em dia os pedidos de vendas efetuados em cada marketplace? Concilio manualmente esses recebíveis ou contrato um software para fazer as conciliações? Faço uma vez por mês ou todo dia? Como prossigo para conciliar?

Neste sentido, o objetivo deste artigo é responder às seguintes perguntas relacionadas ao processo de conciliação dos recebimentos dos marketplaces: Por que conciliar? Quando conciliar? Como conciliar?

Por quê?

As principais razões para conciliar os repasses dos marketplaces, são:
• Controle de fluxo de caixa;
• Verificar se você, seller, está recolhendo corretamente os recebíveis dos marketplaces em termos de datas e valores;
• Ter paz e segurança quanto aos repasses de cada marketplace;
• Estar no controle da sua operação on-line;
• Gestão assertiva das transações de vendas nos marketplaces.

Quando?

A minha sugestão é conciliar pelo menos duas vezes por mês, haja vista que a maioria dos marketplaces repassam quinzenalmente os respectivos pagamentos aos sellers (lojistas online). As datas sugeridas são os dias 01 e 15 de cada mês.

Como?

Há duas possibilidades de verificar a comissão de suas vendas nos marketplaces:

Manual:

Nesse caso, o ideal é conferir os recebíveis via planilha em excel a ser criada com base nas regras de cada marketplace, comparando-a com a planilha de repasse de cada marketplace.

Descrição das Rotinas Manuais de monitoramento dos repasses dos marketplaces:

1 – Todo mês, nos dias 01 e 15, prepare-se para realizar as conciliações dos recebimentos dos marketplaces.

2 – Entrar no seu integrador, ERP ou plataforma de e-commerce integrada com os marketplaces, e exportar relatório de vendas do período a ser conciliado, excluindo pedidos cancelados. Ou seja, mantendo somente os pedidos enviados.

3 – Entrar nos painéis de cada marketplace, na aba de repasses e comissões, e verificar extrato de conciliação para preenchimento da planilha de repasse financeiro com os seguintes dados:

Pedido
SKU
Nome Cliente
Produto
Data
Marketplace
Total com frete
 Valor Frete
Comissão Marketplace
Comissão devida
Repasse Marketplace

Como base para o preenchimento da planilha de repasse financeiro dos marketplaces acima, deve-se partir para o relatório de vendas do integrador, ERP ou plataforma de e-commerce integrada com os marketplaces. Em seguida,  preencher a planilha de conciliação comparando-a com o extrato de repasse do marketplace, a fim de verificar quaisquer divergências (pedidos não repassados, descontos, discordância nos valores das comissões repassadas e fretes divergentes entre o marketplace e o correio).

4 – Resumo das principais rotinas de conciliação de comissionamento dos marketplaces:

Rotinas de Conciliação
Frequência

Periodicidade da conciliação – 2 vezes ao mês (01 e 15)

 
Quinzenal

Exportação do relatório de vendas do período e exclusão dos  pedidos cancelados.
Quinzenal

Preenchimento da planilha de conciliação dos recebíveis dos marketplaces
Quinzenal

Documentos necessários: extrato bancário do e-commerce e fatura do correio com descritivo dos fretes com nome
Quinzenal

Pontos de atenção com relação aos valores de comissões por marketplaces e fretes
Quinzenal

Conciliação Automática via software específico para marketplaces

Como você observou no processo manual acima, a conciliação manual do que você tem para receber dos marketplaces é repleta de detalhes e pontos de atenção. Ou seja, pode tornar o processo de conferência das transações dos marketplaces bastante moroso e com alta possibilidade de ocorrência de erros.

Neste ínterim, a conciliação de recebíveis via software pode facilitar, e muito, esse trabalho de conferência, uma vez que basta inserir uma planilha no sistema e o software te fornece um extrato da conciliação com as divergências identificadas de forma clara e precisa.

É importante considerar o quanto gastaria hoje com o processo manual (horas de um colaborador do financeiro, por exemplo), comparando ao investimento mensal no software.

Como já dizia Jim Collins: “É melhor construir um relógio que pode dizer as horas mesmo quando você não está lá”.

Você recomendaria esse artigo para um amigo?

Nunca

 

Com certeza

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