O nível de estoque de sua empresa está adequado?

por Samuel Gonsales Quinta-feira, 25 de maio de 2017   Tempo de leitura: 4 minutos

Aqueles que possuem uma operação e-commerce ou Omnichannel já sabem que um processo logístico bem organizado é indispensável para o crescimento sólido do seu negócio. Ter um bom controle de estoque está diretamente ligado à satisfação dos consumidores que recebem as mercadorias dentro do prazo acordado no momento da venda. Além disso, evitar rupturas de estoques e compras desnecessárias torna a empresa mais rentável.

Nesse sentido, é possível afirmar que empresas que têm níveis adequados de estoques para atender as demandas e campanhas relacionadas aos objetivos estratégicos do negócio são mais maduras. Por outro lado, muitas empresas não têm o devido cuidado com o Planejamento e Gestão dos seus estoques e não dão a devida atenção aos níveis de estoques. Quando isso acontece, alguns problemas tornam-se evidentes nessas empresas. Abaixo alguns desses potenciais problemas:

A campanha funciona, mas o estoque não atende

A empresa cria uma campanha e investe em marketing. A campanha dá certo e a aceitação do produto e do preço é grande, mas o nível de estoque é menor que a demanda e sua reposição é demorada. Embora a campanha seja um sucesso, fica a sensação de que poderia ter dado resultados ainda melhores se o estoque estivesse adequado.

A reposição de estoques é demorada

A empresa cria uma campanha, investe em marketing e as vendas começam a acontecer antes mesmo dos produtos chegarem, o que para muitos negócios pode ser estratégico, mas por motivos alheios à vontade da empresa, ocorrem atrasos nas entregas dos fornecedores e consequentemente as mercadorias chegam às mãos dos consumidores atrasadas criando stress para a organização.

Baixo giro do produto no estoque

Algumas empresas apostam suas fichas em um novo produto e arriscam uma compra grande para obter uma boa negociação com o fornecedor. O produto não tem a aceitação imaginada pela empresa que fica com grandes estoques parados. Mesmo tentando vender em promoção/liquidação tem dificuldades em fazer o produto girar e por isso fica com estoques parados por muito tempo, opta por queimar os estoques e amarga prejuízos.

Esses são apenas alguns poucos exemplos que podem acontecer e que deixam as empresas em situação complicada. Muitas vezes falta dinheiro, pois os estoques ficam parados, outras vezes o investimento com a campanha abocanha o lucro, pois faltou produto. Por mais básicos que sejam os conceitos demonstrados acima, diariamente há empresas vivenciando esse tipo de problema.

Fica então a questão:

Por que tantas empresas não utilizam o Planejamento e a Gestão de Estoques?

Com intuito de ajudar as empresas a não serem negligentes com o Planejamento e a Gestão de estoques e também para que possam maximizar a gestão dos mesmos e encontrar o equilíbrio de estoques, segue abaixo alguns modelos de gestão que podem ser úteis para tais empresas.

1 – Modelo de Estoque Tradicional

O estoque tradicional é geralmente utilizado por empresas que tem uma demanda recorrente de pedidos – pode ser um fabricante, um revendedor, um atacadista ou um varejista. Nesse modelo é preciso acompanhar as movimentações de estoques bem de perto e ter um espaço físico para armazenamento dos produtos.

O estoque físico, local específico para armazenar mercadorias conforme demanda dos pedidos comercializados, permite melhor controle e garante mais velocidade nas entregas aos consumidores e abastecimento de lojas. Por outro lado, se esse estoque não estiver bem gerenciado pode resultar em mercadorias paradas (sem giro) e consequente desencaixe financeiro.

Para otimizar o estoque físico é fundamental o acompanhamento diário das inclinações de consumo, que variam constantemente, evitando recompra de itens que não estão vendendo e criando ações para que esses produtos não fiquem parados no estoque por muito tempo. Quanto mais tempo parado em estoque, mais suscetível a perdas e prejuízos.

As empresas que utilizam esse modelo costumam ter investimentos, também, para manter estoques de segurança (estoques mínimos) o que pode onerar ainda mais a operação.

2 – Modelo de Estoque Compartilhado

O modelo de estoque compartilhado tem o objetivo de permitir que tanto a loja física como a loja virtual tenham acesso ao mesmo estoques Nesse modelo, embora o armazenamento das mercadorias funcione de forma similar ao do modelo de estoque tradicional, existem complexidades no atendimento das requisições de vendas que veremos a seguir.

Uma vantagem real desse modelo é que a empresa não precisa ter todos os itens disponíveis no estoque de cada loja física, basta ter itens de mostruário nas lojas e investir em tecnologia que permita às lojas acessar on-line o estoque central para reservar as mercadorias vendidas que serão entregues aos consumidores. É fundamental, no entanto, ter uma operação muito bem planejada e organizada para evitar que por descuidos ou falta de atenção determinado item deixe de ser entregue ao consumidor.

Embora pareça difícil no início existem inúmeras empresas atuando dessa forma. É fundamental, para o bom funcionamento do estoque compartilhado, que as empresas utilizem ferramentas que unifiquem os sistemas de PDV (loja física), o back office de e-Commerce e o WMS – Warehouse Management System – responsável pela gestão do armazém. Se tudo for gerenciado por um único sistema ERP a operação ficará incrivelmente robusta e eficiente.

3 – Modelo de Estoque em Poder de Terceiros

O modelo de gestão de estoques em poder de terceiros é aquele em que uma empresa não tem o espaço suficiente para armazenamento, manuseio, processamento das mercadorias e contrata um operador logístico para realizar essas atividades.

Após o operador logístico receber e armazenar as mercadorias, receberá a informação da empresa para a realização dos processos de separação (picking), embalagem (packing), conferência, faturamento e despacho para atender os consumidores. Em geral, contratar um operador logístico pode significar uma redução bastante vantajosa nos custos com espaços para armazenamento (aluguéis, manutenções, etc), nos custos com pessoal (armazenamento, separação, conferência, manuseio, inventários, despacho, etc) e nos custos operacionais de forma geral.

4 – Modelo de Estoque utilizando Cross Docking

Em se tratando de otimização de quantidades de produtos em estoques o modelo de Cross Docking pode ser ideal para algumas empresas. Esse modelo visa auxiliar lojistas que tem pouco espaço para o armazenamento de produtos, mas que tem a possibilidade de atuar com um grande leque de mercadorias, sendo assim, as empresas que adotam esse modelo catalogam os produtos que ficam disponíveis para venda em seus canais de negócio, mas são produtos que eles não têm estoque, portanto há que se considerar os desafios para cumprir os prazos de entrega firmados com os consumidores.

No Cross Docking também existem mudanças no fluxo operacional, pois após a confirmação do pagamento do pedido de venda realizado para o consumidor, as empresas compram as mercadorias de seus fornecedores, recebem tais mercadorias em seus estoques e/ou centros de distribuição e imediatamente já alocam as mercadorias recebidas nos respectivos pedidos de venda e despacham os mesmos, sem que haja armazenamento da mesma.

Para que as operações que amarram compras dos fornecedores e atendimento dos pedidos de venda dos consumidores ocorram sem erros é fundamental que as empresas utilizem os sistemas integrados de gestão (sistemas ERP) para que os mesmos façam tal amarração de forma a não permitir que dado item que foi comprado exclusivamente para atender um pedido de um consumidor seja utilizado para outra finalidade.

Esse modelo gera grande otimização dos estoques e espaços físicos disponíveis e reduz significativamente os custos de armazenamento e manuseio de mercadorias, além é claro, de não permitir que produtos envelheçam nos estoques. O inconveniente do modelo é que geralmente os prazos de entrega aos consumidores são maiores do que as empresas que já tem estoques em casa, mas nada impede de que a empresa firme um bom contrato de fornecimento que faça ganhar tempo.

5 – Modelo de Estoque utilizando Drop Shipping

Diversas operações têm limitação de produtos e/ou de estoques de produtos e precisam de agilidade de entrega das mercadorias. Quando isso acontece uma excelente opção a ser considerada é administrar estoques de fornecedores ou parceiros. O Drop Shipping – técnica de gestão de estoques na qual o lojista vende produtos dos quais não tem estoques, mas que tem facilidades para comprar de parceiros e revender – torna-se uma excelente opção.

Nesse modelo a empresa terá quantidade de estoque menores, mas conseguirá manter suas vendas utilizando estoques dos fornecedores e parceiros. A empresa poderá ter um determinado item em seu catálogo de produtos o que aumenta as chances de vender e ainda poderá diminuir os custos de transportes das mercadorias, pois invés da mercadoria vir para o centro de distribuição de sua empresa (como acontece no Cross Docking) e depois seguir para o consumidor, no drop shipping as mercadorias seguem diretamente do fornecedor para o consumidor por conta e ordem da empresa que fez a venda.

Há uma série de tramites fiscais nessa operação, como por exemplo, a compra que a empresa faz com o fornecedor que precisa ser registrada, precisa existir uma nota fiscal de venda da loja virtual para o consumidor e ainda uma nota fiscal de entrega do fornecedor para o consumidor. É nesse ponto que os sistemas integrados de gestão (sistemas ERP), especialmente os idealizados para a Omniera, ajudam a empresa a gerenciar todas as vendas e compras que estão sendo realizadas sem que o produto – fisicamente – passe pela empresa.

Apesar de desafiador esse modelo abre a possibilidade de aumentar as margens de lucro, diminuir as chances de estoques parados e diminuir os custos de armazenamento e pessoal, portanto, é um modelo que visa aumentar as margens de lucro, especialmente em mercados muito concorrenciais.

6 – Modelo de Estoque Consignado

O modelo de estoque consignado alivia um pouco os compromissos financeiros entre a empresa e seus fornecedores. Nesse modelo o fornecedor cede quantidades de produtos a título de consignação para que o lojista tente vender. São acordados prazos para os acertos de consignação. Quando ocorre o acerto, o lojista devolve ao fornecedor os itens que porventura não tenha vendido e acerta o pagamento apenas dos itens que conseguiu vender.

Por um lado, o risco de ficar com estoques parados é bem menor e consequentemente os custos, mas por outro lado, o lojista pode precisar de armazéns maiores para receber, armazenar, manusear e processar as mercadorias, tanto no momento em que o fornecedor as envia como no momento em que deve devolvê-los por não ter vendido.

Outra característica marcante desse modelo é que não se aplica à uma série de produtos e nem todos os fornecedores querem trabalhar com esse modelo, pois eles assumem uma parcela alta do risco do negócio.

Além disso, é fundamental que a empresa que lida com consignações se atenha aos prazos legais para os acertos da consignação, pois a legislação pode exigir o pagamento dos tributos dos itens que forem devolvidos fora desse prazo, ou seja, a empresa terá que arcar com tributos de itens que não tenha efetivamente vendido.

7 – Modelo de Estoque Híbrido

Esse modelo mistura os diversos modelos citados acima e as empresas acabam optando por usar aqueles que são mais aderentes ao seu negócio de forma simultânea.

Nos últimos anos, especialmente nas micro, pequenas e médias empresas, o que vem acontecendo com maior frequência é a utilização de dois ou mais modelos citados acima. Já é bastante comum, por exemplo, que a mesma empresa tenha um estoque tradicional para determinados itens (aqueles dos quais precisa de mais agilidade), use estoques em poder de terceiros – para atender regiões que estão mais distantes de sua sede e use o modelo de estoque consignado para alguns itens com os quais está começando a trabalhar e que, portanto, ainda não tem certeza de que serão vendidos.

O desafio de utilizar vários modelos de estoques simultaneamente é ter informações precisas e consistentes para tomar as decisões certas e nesse sentido as empresas precisam se organizar tecnologicamente para evitar que as informações se percam ao longo do processo o que pode gerar muitos transtornos e em alguns casos até prejuízos ao negócio.

Para ter certeza de que todas as informações estão devidamente planejadas e gerenciadas é fundamental que as empresas invistam em sistemas ERP aderentes aos modelos de estoques utilizados, que permita gerenciar os processos de forma dinâmica e fluída, que permita fazer mudanças ágeis e consistentes e que tenha uma suíte de tomada de decisão onde a empresa possa ter fácil acesso a todas as informações do negócio.

O planejamento e gestão de estoques não se limitam a escolha do modelo de estoque, mas com certeza, escolher o modelo ou os modelos mais aderentes ao negócio é um dos pilares para que a empresa possa tornar os níveis de estoque mais adequados.

Em outra oportunidade falaremos sobre os desdobramentos do planejamento e gestão de estoques que não foram o foco desse artigo.

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