O controle de estoque na prática

por Sidney Zynger Sábado, 19 de janeiro de 2019   Tempo de leitura: 6 minutos

Todo empreendedor escuta com frequência sobre a importância de ter um controle de estoque eficiente e ativo. Sabemos que colocar essa técnica em prática parece assustadora, ainda mais quando ela nunca foi aplicada na empresa.

No entanto, quando devidamente aplicado, o controle de estoque pode auxiliar – e muito – no desenvolvimento de diversas áreas dentro de seu negócio. Confira algumas dessas vantagens e aprenda dicas sobre essa gestão na prática.

Os principais benefícios em manter um estoque atualizado

Quando a empresa mantém um controle de estoque ativo e eficiente, ela pode usá-lo como embasamento para prever diversos acontecimentos e resultados. Afinal, ao monitorar com frequência os fluxos de entrada e saída é possível criar previsões de compras, reduzir perdas e movimentar mercadorias sem giro.

Nesse último caso, você consegue identificar produtos que não estão gerando movimentação e criar, por exemplo, promoções para os clientes, a fim de desafogar o estoque com produtos parados.

Além disso, quando o controle de estoque ocorre de maneira eficaz, os setores comercial, financeiro e de compras passam a ter uma melhor comunicação, visando o que de fato é importante para a empresa adquirir. O resultado é uma melhoria significativa na própria organização do espaço físico e a visualização de uma economia gerada.

Mão na massa — por onde começar a gestão de meu estoque?

O primeiro passo para dar início à gestão otimizada de seu estoque é contar com um sistema eficiente de ERP capaz de auxiliar e facilitar a realização desse processo. Para empresas que atuam em mais de uma plataforma como o próprio e-commerce, marketplaces e loja física, o uso de um software integrador de dados é ainda mais indicado.

Tenha um controle rígido de toda a mercadoria

Quando um produto for finalizado como matéria prima ou der entrada como mercadoria, através do código GTIN originado ou recebido você poderá automatizar sua entrada através da leitura óptica. Assim, o produto será contabilizado diretamente nos números de seu estoque.

O preenchimento do GTIN na NF emitida também permite que o sistema contabilize o número de objetos que estão saindo de seu estoque. Para casos de perdas ou danos, é importante garantir que essa informação seja inserida também.

Quando você cria esse controle exato de entrada e saída de seu estoque, você garante a absoluta comunicação com o setor de compras e de finanças, a fim de evitar custos excessivos e visualizar o lucro obtido em vendas. Isso é essencial inclusive para criar campanhas ou promoções — afinal, sua empresa precisa estar preparada para atender as demandas que impulsionar.

Estipule volumes para todos os itens

Outra forma de realizar um controle rígido de sua mercadoria, é definindo um volume máximo para cada item que faz parte de seu estoque, bem como um volume mínimo.

Esses volumes são estipulados conforme a rotatividade que cada produto tem. Por exemplo, ao saber que um produto tem uma demanda alta de saída, você consegue prevenir a falta dele ao perceber que atingiu o limite mínimo necessário para ter em estoque, acionando o setor de compras.

Da mesma forma, com o volume máximo definido, você detecta quando precisará ou não comprar mais daquele produto. Como dissemos anteriormente, a comunicação entre estoque e finanças passa a funcionar de maneira muito mais eficiente.

Execute – e valorize – o inventário de estoque

O inventário de estoque é uma arma poderosa que pode te ajudar a garantir uma redução em perdas e desperdícios e também a planejar ações para aprimorar a rotatividade de seus produtos. Sua prática consiste em identificar, classificar e contar todos os itens armazenados para conferir as informações obtidas em entradas e saídas de mercadorias.

Existem dois tipos de inventário — rotativo e periódico. O rotativo é realizado com uma frequência determinada pela empresa, seja ela diária, semanal, quinzenal ou outra. O periódico, por sua vez, é feito sempre ao final de um período também determinado pela empresa. O primeiro atende demandas de acordo com as necessidades que surgem, enquanto o segundo atualiza todas as informações do estoque.

Após escolher de qual forma executará seu inventário, você deve separar e organizar seus produtos por categorias para que não haja erros durante a contagem. Lembre-se também da importância de especificar essas categorias, para posteriormente detalhar as especificidades dos produtos.

Organize o espaço físico

Por último, não menos importante, você deve se preocupar com a organização do espaço físico de seu estoque. A distribuição dos seus produtos auxilia desde o controle rígido da quantidade e qualidade da mercadoria, até o planejamento para compras e campanhas.

Mantê-lo sempre organizado facilita o trabalho de todos e otimiza o tempo nas atividades a serem executadas, como o próprio inventário.

Existem algumas estratégias que podem ser aplicadas no processo de organização, como disponibilizar os produtos em ordem alfabética ou numérica dentro de categorias também separadas e distribuídas em locais determinados.

Conte com o melhor sistema de gestão empresarial

Você pôde compreender a importância de gerir e controlar um estoque de maneira eficiente, certo? Como dissemos, é fundamental contar com um sistema completo que irá auxiliar em todo o processo de automação destes processos.

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