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Nota fiscal: um guia de passos e cuidados para o documento no e-commerce

por Fábio Alvim Terça-feira, 20 de agosto de 2019   Tempo de leitura: 8 minutos

O varejo eletrônico está em ampla expansão e com a expectativa de 19% de crescimento de vendas comparado a 2018, segundo Associação Brasileira de Comércio Eletrônico (ABComm). Uma pesquisa do Google indica que 27 milhões de pessoas no país farão a sua primeira compra em e-commerces nos próximos dois anos.

Ou seja, é um mercado com grande potencial e um caminho para quem quer apostar em um novo negócio. Para começar a vender, além do site e dos produtos, o empreendedor precisará, entre outras coisas, ter a documentação fiscal em dia.

Em toda operação de venda, seja ela física ou online, é obrigatória a emissão de nota fiscal eletrônica. Comumente conhecida como NF-e, esse é um documento emitido e armazenado digitalmente que tem a finalidade de registrar as operações fiscais relacionadas às vendas, prestações de serviço e circulação de mercadorias de uma empresa. Além disso, o objetivo principal de ter se tornado online é para simplificar os procedimentos e também facilitar o trabalho de fiscalização e acompanhamento dos produtos.

Para poder emitir a NF-e, primeiro, o negócio precisa estar formalizado junto à Receita Federal, ou seja, estar registrado com um Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) ativo e regular, sem pendências de dívidas ativas, por exemplo. Nestes casos, o Fisco pode recusar as notas fiscais emitidas. Além de também ter a devida Inscrição Estadual.

Com isso, a empresa deverá efetuar um cadastro junto à Secretaria de Estado de Fazenda (SEFAZ) de seu estado, solicitando habilitação para emissão de NF-e. Esta etapa costuma ser online na maior parte do país.

Também será necessário uso de um certificado digital e-CNPJ, registrado no mesmo CNPJ do emissor do documento, pois a SEFAZ exige que a NF-e seja assinada digitalmente. Eles podem ser adquiridos em diversos fornecedores do mercado. Em uma breve busca na internet é possível encontrar opções como SERASA, CertiSign e Correios, entre outras.

Após as documentações corretas em mãos, há a necessidade de possuir uma ferramenta para emitir as notas. Isso pode ser feito de duas maneiras: 1) utilizando o emissor gratuito do Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (SEBRAE) ou 2) adquirindo um software pago. O ponto de atenção para quem optar pela primeira é que o dispositivo gera um custo alto de manutenção e por isso, comumente, apresenta problemas no momento da emissão.

Em paralelo, existe uma vasta gama de opções de softwares pagos no mercado. Para escolher o que melhor se encaixa na sua realidade é preciso observar que alguns dão a possibilidade de ser integrados a plataforma do e-commerce.

Por exemplo: para que as notas estejam vinculadas com as vendas e a emissão ocorra de maneira mais automatizada. Porém, também existem possibilidades em que funcionam separadamente e que o operador precisa fazer a inserção das informações de cada operação. Além disso, ainda existem aquelas mais completas e que contemplam todos os aspectos críticos da gestão fiscal que vão além de apenas emitir o documento, tornando possível armazenar e gerir todas essas NF-e, sejam de entrada ou saída de mercadoria

Agora vem a parte da emissão das NF-e em si. Neste item, é preciso bastante cuidado na hora de efetuar uma venda, pois cada produto é regido por categorias que recebem uma tributação diferente. Qualquer erro poderá acarretar em multas e prejuízos financeiros para o negócio, então é altamente recomendada a consultoria de um bom contador neste processo.

Já que se tratando de e-commerce é muito comum a venda de produtos para outros estados, então também devemos ter uma atenção especial quanto a isso, pois um mesmo produto, vendido para cada unidade federativa diferente, pode ter códigos e tributos diferentes, por exemplo. Nesse processo é necessário acrescentar a origem do item e levar em conta os impostos aduaneiros, caso seja necessário.

No momento de emitir, após o preenchimento dos dados da NF-e com seus devidos impostos e tributações calculadas adequadamente, a nota pode ser transmitida de forma online para o Fisco, que fará a validação de diversas regras e, de imediato, retornará com a aprovação ou rejeição do documento. Caso aprovada, o estabelecimento está livre para circular a mercadoria e seguir com a operação de entrega do produto ao cliente, mas se rejeitada, deverá seguir as orientações do sistema e corrigir as informações.

Para finalizar, as notas fiscais emitidas e autorizadas, precisam ter seu XML, nome do formato do documento, armazenado pelo prazo legal de cinco anos, pois caso a empresa sofra alguma fiscalização, estes arquivos podem ser solicitados pelo fiscal. É importante frisar que todas essas etapas são essenciais para estar em compliance com as normas e regras estabelecidas pela legislação tributária e fiscal do Brasil e devem ser seguidas por todas as lojas onlines para não correr riscos de ter suas atividades bloqueadas.

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