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Seu e-commerce está apto a emitir nota fiscal eletrônica?

por Fábio Alvim Segunda-feira, 16 de setembro de 2019   Tempo de leitura: 9 minutos

Como já introduzimos no último artigo, qualquer empresa que comercialize um produto ou serviço é obrigada por lei a emitir nota fiscal da operação. A nota fiscal eletrônica foi desenvolvida para modernizar o modo de emissão desse documento no País. Antes desse padrão digital ser lançado, toda nota era emitida no papel, escrita manualmente em blocos liberados pelo próprio Fisco, os chamados modelos 1 e 1-A.

Lançada em 2006, inicialmente, a emissão de nota fiscal eletrônica foi feita de forma progressiva, ou seja, aos poucos diversos segmentos foram sendo obrigados à emissão. No decorrer dos anos, mais tipos de negócios passaram a exigir a utilização do modelo digital, que atinge hoje todo o comércio em geral, e o e-commerce também está
incluso nessa obrigatoriedade.

Benefícios da Nota Fiscal Eletrônica

Dentre os benefícios da nota fiscal eletrônica estão:

  • Redução da utilização de papel, visto que é 100% digital e online;
  • Mais velocidade nas operações da empresa;
  • Diminuição de custos com processos que anteriormente eram manuais;
  • Redução de gastos com armazenamento de documentos, pois agora são mantidos apenas digitalmente;
  • Maior liquidez das informações, já que a Secretaria de Estado de Fazenda (SEFAZ) já aplica muitas validações em tempo real, eliminando riscos de envio de dados incorretos;
  • E maior controle fiscal para o País.

Para estar apto a fazer o processo de emissão desse documento, existem exigências do governo e do estado a serem cumpridas e que detalharemos com a retomada de alguns pontos essenciais para não haver nenhuma dúvida, manter o negócio longe de impasses com o Fisco e evitar penalidades.

Antes de qualquer coisa, é preciso destacar que a figura do contador é imprescindível nesse processo. O profissional de contabilidade, que pode ser contratado para trabalho interno ou uma assessoria contábil, dará todo o direcionamento para as questões burocráticas.

Essas questões serão importantes junto aos órgãos públicos, seja a Secretária da Fazenda, a Prefeitura ou a Receita Federal, como credenciamento da empresa. Além disso, servirá também para assuntos tributários, como as alíquotas, códigos de produtos, impostos entre outros trâmites indispensáveis, funcionando como um administrador das demandas fiscais.

Para emitir esse documento fiscal, é importante saber qual é o tipo de nota que a empresa precisa fazer para a espécie de negócio que se tem, como e o que é comercializado. No geral, e-commerces devem utilizar a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) de modelo 55.

Obrigação

Já empresas do varejo físico como farmácias, supermercados, postos de combustíveis etc, estão obrigados a operar com a Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e) de modelo 65. Já aqueles que prestam serviços, precisam fazer a emissão da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e).

Para estar apto a emitir a NF-e, é preciso verificar se o cadastro fiscal do e-commerce está devidamente ativo junto ao governo, além de confirmar qual o enquadramento da empresa, regime tributário e o tipo de nota fiscal que a loja está apta a emitir.

Esta verificação deve ser feita diretamente na SEFAZ do estado onde o contribuinte está domiciliado, pois cada UF tem seu modelo de cadastramento e método de ativação, mas a maioria funciona de forma totalmente online.

Certificado digital

Com todos os processos cadastrais em dia, a empresa precisará adquirir o certificado digital que é necessário para emissão da NF-e. Todo documento fiscal deve ser assinado digitalmente, devidamente registrado no CNPJ da empresa emissora, que deve ser o tipo e-CNPJ, modelo A1 ou A3. Empresas como Certising, Correios, Serasa,
são exemplos de fornecedores destes dispositivos.

A diferença entre os certificados digitais é que o modelo A1 é um arquivo digital que pode ser instalado no computador, tem custo menor, porém com validade de no máximo 1 ano. Já o A3 é um cartão que deve ser plugado ao sistema e liberado por senha toda vez que precisar ser utilizado, é um pouco mais caro, mas será válido por 3
anos.

O certificado será utilizado pelo aplicativo emissor de NF-e para assinar as notas fiscais que serão emitidas e, no caso do e-commerce, pode ser mais recomendada o uso da versão A1, já que evita que a cada operação precise ser conectado e validado manualmente.

Após todos os passos acima estarem corretamente verificados, será necessário implantar um software emissor de NF-e que pode ser vinculado ao sistema do e-commerce, que deixa a operação mais automatizada, ou ser operado separadamente.

Neste quesito, há vários aplicativos de emissão disponíveis no mercado, e será preciso avaliar de acordo com a demanda da empresa e o modelo de negócio compatível com a ferramenta.

Emissor

Por fim, falamos um pouco sobre os dados que o emissor precisará buscar para preenchimento da NF-e. Neste ponto, é muito importante novamente a figura do contador da empresa, pois se tratando de um e-commerce, as vendas são muito variadas, podem ocorrer para todo território nacional e até mesmo para o exterior.

Neste caso, cada venda poderá ter um enquadramento diferente, com códigos de tributação diferentes. Por exemplo, se a empresa é de São Paulo e a venda é do produto do e-commerce para entrega no mesmo estado, há um código de tributação específico para operações internas.

Já se o consumidor for do Rio Grande do Sul, esse código pode sofrer alterações, pois é uma operação interestadual. Se a venda for realizada ao exterior, é necessário se atentar a todas as informações de exportação, pois torna-se necessário o preenchimento de dados relacionados à essa operação, incluindo questões aduaneiras e de despacho das mercadorias.

Além da tributação, questões como o Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM), que é o código de classificação de cada tipo de produto. Esse número precisa estar corretamente identificado para não haver embaraços com o Fisco, assim como todas as outras informações.

O contador auxiliará no saneamento de base de todos esses dados para direcionar a inserção correta de cada elemento necessário. Isso porque o sistema do governo aplica apenas algumas validações no documento, mas não verifica os detalhes das informações disponibilizadas, e a detecção de inconformidades mesmo depois da NF-e
autorizada pode gerar penalidades financeiras à empresa.

Por este motivo, a consulta a um profissional de contabilidade é de fundamental importância no momento da
emissão das primeiras notas fiscais, com o intuito de não errar no preenchimento.

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