Vantagens do faturador de nota fiscal em um hub de integração

Atrapalhar-se na emissão de notas fiscais para vendas online é algo comum e que pode resultar em erros não somente na geração de NF-e (notas fiscais eletrônicas) e NFS-e (notas fiscais eletrônicas de serviço) como também em outros pontos da operação de um lojista, afetando diretamente em sua reputação nos marketplaces.

Afinal, a emissão de NFs é necessária para atuar não somente nos marketplaces, que exigem o documento, como em qualquer e-commerce, e pode tomar muito tempo do empreendedor ao realizar esse processo manualmente.

Neste artigo, mostraremos como a tecnologia pode auxiliar o seller e melhorar esse processo, principalmente aliado a hubs de integração.

Tarefas como informar o xml para os e-commerces, baixar lotes, cancelar NFs e muito mais se tornam menos complicadas com os hubs que possuem faturadores e até mesmo para aqueles que possuem múltiplos CNPJs para gerenciar nos marketplaces.

Vamos entender a exigência da nota fiscal primeiro e o que exatamente um faturador faz aliado a uma ferramenta de hub de integração.

O gestor de um negócio possui muitas tarefas para se fazer incluindo a emissão de NFs.

É obrigatório emitir nota fiscal nos marketplaces? Quais os tipos de NFs para marketplaces e como emitir?

A obrigatoriedade da emissão de notas fiscais é uma forma de não somente proteger o consumidor como também a empresa que a emite, então, sim, é uma exigência para integrar lojas em marketplaces ou até mesmo em sites próprios.

Esse documento também é importante para ter uma melhor gestão de seu negócio e em suas expedições, obtendo mais controle sobre possíveis erros.

Não realizar essa emissão é ilegal, e a empresa pode ter que passar por uma auditoria caso o consumidor realize uma denúncia, além de estar sujeito a não receber seu pagamento, entre outras complicações. Afinal, sem uma NF, não há a comprovação legal do produto.

Para não ter problemas jurídicos e atuar nos mais diversos marketplaces, é imprescindível realizar a emissão de NFs de forma correta, independentemente do tamanho de seu e-commerce.

Tipos de notas fiscais para os marketplaces

Em marketplaces, o processo de emissão de notas fiscais é realizado de maneira eletrônica, o que gera menos custos para o lojista com papéis e impressão, por exemplo. Para aqueles que estão iniciando no e-commerce, é uma vantagem. Contudo, o processo continua sendo complexo e demorado.

Os principais tipos de NFs para marketplaces são:

As notas fiscais eletrônicas (NF-e), que são voltadas para mercadorias – roupas, equipamentos e outros produtos físicos. A mais comum para os sellers e recolhe os tributos ICMS e IPI.
As notas fiscais de serviço eletrônicas (NFS-e), as quais são necessárias para cursos online, e-books e similares, por exemplo, e recolhem tributos como ISS, COFINS, PIS, entre outros.

Como emitir NF-e e NFS-e para marketplaces?

Para realizar a emissão das notas fiscais eletrônicas, o seller precisa primeiro estar credenciado na Secretaria da Fazenda de seu estado ou município, ter certificação digital e ter um software emissor de NFs que mais se adeque a seu modelo de negócio.

Igualmente, é necessário saber qual tipo de nota fiscal irá utilizar – as quais citamos anteriormente – e preencher os dados de acordo com seu município, o que pode variar de um para outro.

Há fatores importantes a serem considerados na etapa de preenchimento de uma nota fiscal e no processo como um todo de sua expedição:

Informe o frete junto ao valor do produto
Todas as informações do consumidor devem estar corretas, não tendo divergências
Tenha a DANFE anexa na parte externa de sua mercadoria
Tenha um armazenamento seguro de seus arquivos .XML

Há ferramentas de automação que auxiliam o lojista neste processo.

Faturador de nota fiscal para e-commerce: o que é e quais ferramentas possuem essa integração?

Com tais informações sobre as notas fiscais, o empreendedor que está nos marketplaces precisa ter em mente que necessita valorizar seu tempo e buscar alternativas para transformar os processos manuais em processos automatizados.

Utilizar um faturador, por exemplo, é uma alternativa que é ideal, principalmente para aqueles que não possuem uma grande equipe para realizar manualmente essa emissão.

O que é?

Um faturador de notas fiscais para marketplaces é uma ferramenta que, basicamente, serve para emitir a NF-e ou NFS-e de forma automatizada, tornando a tarefa de preencher dados mais fácil e rápida.

Marketplaces como Mercado Livre possuem um faturador e alguns outros canais de venda online também, mas realizar esse processo nesses sites não é o indicado. Afinal, o lojista que está em mais de uma plataforma teria que reservar o seu tempo para ter que emitir as notas em cada um.

Quais ferramentas possuem essa integração?

Atualmente, há softwares que realizam esse processo de automatização de NFs, e isso está se tornando um recurso cada vez mais necessário e comum para essas ferramentas do mercado.

Para empreendedores de e-commerce, é mais indicado realizar esse procedimento através de serviços integradores, como ERPs e hubs de integração.

ERPs

Os ERPs possuem um emissor de notas fiscais. Contudo, o lojista que deseja adquirir essas ferramentas devem analisar se mesmo com essa emissão ele precisa de muitos cliques para realizar a ação e se possuem integração com marketplaces para realizar esse processo de maneira ágil, sem ter que repetir em cada site em que sua loja está.

Hubs de integração

Já os hubs, que têm maior foco no aumento de vendas em marketplaces, diferentemente de ERPs que focam na gestão de um negócio como um todo, podem realizar a emissão em uma única tela e com poucos cliques.

Porém, isso dependerá se o hub possui essa funcionalidade de automatizar a emissão de notas fiscais, e cabe ao lojista analisar cada um disponível do mercado.

Por que ter um emissor de NF em hubs de integração?

Um hub de integração, como dito, possui a capacidade de auxiliar o seller a gerenciar sua loja nos múltiplos marketplaces em que está integrada através de uma única plataforma. Dessa maneira, utilizar um faturador junto a um hub trará maiores benefícios para sua gestão, como:

Emitir NFs mais rápido: ganhando economia de tempo ao fazer o processo automaticamente em uma única ferramenta.
Integração: tudo em um mesmo lugar, independentemente de em quantos marketplaces o seu e-commerce está integrado e obtendo mais praticidade.
Custo-benefício maior: um hub com faturador permite que o seller não precise de uma ferramenta única para realizar esse processo, além de economizar com custos de mão de obra extra ao dar mais agilidade para sua equipe.

Problemas de faturadores de ERPs

Há quem tenha um ERP apenas para emitir notas fiscais, já que a maioria dos hubs não traz esse recurso. Mas há problemas frequentes para tirar a NF nos ERPs. Na grande maioria deles, a NF-e e a NFS-e demoram a ficar prontas e, mesmo com o objetivo sendo automatizar o processo, o lojista precisa de muitos cliques para a emitir.

Esse atraso provoca um efeito dominó com todas as outras etapas, e pode afetar no faturamento de sua empresa e em sua reputação nos marketplaces, que cada vez mais exigem agilidade para melhorar a experiência de compra do consumidor.

Afinal, o marketplace entende, pelos algoritmos, que sua capacidade de atendimento é limitada. Dessa forma, você não será mostrado para tantos potenciais clientes quanto poderia nas buscas internas.

Um hub de integração com emissor substitui um ERP?

A resposta para essa substituição caberá ao lojista ao analisar o melhor para o seu negócio e para seu bolso. Contudo, ter um hub de integração que possui a função de emitir notas de maneira automatizada, mas não exclui a possibilidade de manter um ERP.

Ambos podem servir como complemento, explorando o melhor de cada um. Afinal, um hub conseguirá realizar essa função de maneira ágil, enquanto um ERP dará ao gestor dados de sua empresa como um todo.

Um hub que automatiza é essencial para empreendedores que querem crescer seu negócio.

Bônus: benefícios extras da automação de NFs nos hubs de integração

Da mesma forma que hubs podem trazer um faturador, eles podem integrar outras funções que fazem a diferença para o vendedor nos marketplaces, especialmente as automações relacionadas às notas fiscais, as quais são muito bem-vindas.

Gerenciamento de múltiplos CNPJs

Os hubs com faturador são especialmente interessantes para empresas com diversos CNPJs, que possuem ainda mais complexidade para emitir notas do que as que possuem apenas uma loja nos marketplaces.

Cancelamento e devolução

É indicado que um hub com faturador de nota fiscal venha com processos simplificados de cancelamento e devolução. Há plataformas que proporcionam o cancelamento da NF e a devolução do produto de forma praticamente automática e com menos cliques do que em ERPs.

Controle de estoque

Esta é uma grande dor de quem começa a vender online: o controle de estoque. Sincronizar o que foi vendido nos marketplaces e em sua loja própria (quando há) é uma tarefa difícil, principalmente quando não há automação no processo. Dar baixa manualmente é um processo suscetível a erros.

Quando a nota fiscal no marketplace é emitida rapidamente e há comunicação com o estoque real – não o do marketplace -, esse problema deixa de existir. O estoque será atualizado em questão de segundo e, dessa forma, o lojista consegue administrar melhor a produção, a compra de insumos e outras tarefas relacionadas.

Emissão de etiquetas do e-commerce

Casar etiquetas com nota fiscal é uma tarefa demorada e está no topo das reclamações de sellers. Nos hubs de integração para marketplaces mais completos, é diferente. Com a tecnologia da plataforma, as etiquetas de cada marketplace são emitidas de forma automática. Dessa forma, você só precisa imprimir e finalizar o processo.

A emissão das etiquetas vinculadas às notas fiscais também acelera todo o processo com bem menos esforço e uma equipe mais enxuta. Isso reflete tanto nos seus custos quanto nas avaliações do e-commerce sobre sua loja e satisfação do cliente. Ou seja, com um hub com faturador, o lojista dá início a um ciclo de benefícios para todos os envolvidos no processo das vendas digitais.

Cabe ao lojista escolher as melhores ferramentas para seu negócio a partir de análise e custo-benefício.

Agora, cabe a cada empreendedor avaliar a importância de ter processos automatizados em seu e-commerce e analisar as empresas que se destacam por trazer tais benefícios e pedir demonstrações de seus serviços para, assim, ter mais chances de ter sucesso em seu negócio.