Se você trabalha com estoque, ou melhor, se controle de estoque faz parte de sua rotina de trabalho, acredito que você já ouviu falar em WMS.
Mas, mesmo que não saiba o que é WMS, não se preocupe. Afinal, vou explicar neste artigo o que é WMS e o melhor: vou dar algumas ideias de como aplicar os conceitos do WMS em seu estoque, ainda que ele seja pequeno e manualmente controlado.
Vamos então iniciar falando do que é WMS. O WMS é uma sigla que representa o seguinte em inglês: Warehouse Management System. Em português podemos falar que significa: Sistema de Controle de Armazém/Galpão.
Geralmente WMS é uma referência ao sistema (software de computador) que organiza o armazenamento de produtos em seu estoque. É feito de tal forma que todos os processos de estoque, armazenar produtos, pegar produtos no estoque (picking) por exemplo, são feitos de forma mais ágil e segura, no que se refere a erros operacionais. Existem várias funções que um WMS pode ter e geralmente ele faz tudo sozinho. Uma maravilha!
Grandes empresas como a Amazon possuem WMS e ainda operam robôs que fazem a parte operacional do estoque.
Darei alguns exemplos de funções bem legais que toda pessoa que preza pelo seu estoque gostaria de ter:
Armazenamento com endereçamento
O estoque geralmente é todo mapeado. Ou seja, quem usa um WMS possui cada prateleira com um endereço. Um exemplo: Rua 1, prateleira 7, andar 3 seria o endereço de uma Unidade de Estocagem. O sistema mostra o local no estoque (em qual prateleira/unidade) você deve guardar o produto. Você não tem que guardar um local específico para cada SKU. Afinal, o próprio sistema faz isso e muitas vezes não mantém os mesmos SKUs próximos, pois o próprio sistema sabe onde está cada unidade daquele SKU.
Embalar primeiro os mais antigos
O sistema detecta onde estão as unidades mais antigas do estoque do SKU que foi vendido e automaticamente seleciona para ser pego (picking). Desta forma, o estoque está sempre renovado, uma vez que os produtos mais antigos terão prioridade no momento da saída do estoque.
Estocagem estratégica
Com base nas vendas e no posicionamento da mesa de embalagem, o sistema automaticamente prioriza guardar os produtos (SKU) mais vendidos. Assim, faz com que fiquem o mais perto possível da mesa de embalagem ou área de expedição. Com certo volume de vendas, este procedimento consegue economizar um bom tempo de trabalho.
Agrupamento de pedidos e rota de picking
Ao ir buscar pedidos no estoque, o sistema WMS geralmente agrupa vários pedidos para você conseguir ir buscar no estoque em um único fluxo. Ou seja, você não fica “pingando” em cada canto de seu estoque para buscar produtos — uma única rota é elaborada e você volta para a mesa de embalagem ou expedição com todos os pedidos já coletados do estoque.
Estes acima foram apenas alguns exemplos de funcionalidades que um WMS pode oferecer. Existem muitas outras, e isso vai depender da necessidade e da estrutura que cada empresa utiliza.
Mas, além de mostrar o que é WMS e quais as principais funcionalidades deste tipo de sistema, escrevo este artigo também para passar algumas dicas de como aproveitar os mesmos conceitos em seu estoque. Digo isso porque geralmente os sistemas de WMS são caros e não muito acessíveis ao pequeno e médio lojista. E de qualquer forma, vale à pena entender e aplicar alguns conceitos, mesmo para quem já está pensando em iniciar o uso de um WMS em sua empresa.
Seguem abaixo algumas preciosas dicas:
Use cores diferentes de etiqueta conforme a época do ano
Você pode diferenciar lotes mais antigos e lotes mais novos usando etiquetas coloridas. Digamos que você adote 3 cores de etiqueta. De janeiro a abril você usa vermelho; de maio a agosto você usa verde e de setembro a dezembro você usa amarelo. Neste exemplo, digamos que você esteja no mês de maio. No momento de pegar mercadorias no estoque, você dará prioridade para as unidades com etiquetas amarelas, depois para as etiquetas vermelhas e por último para as etiquetas verdes. Dependendo da maioria da cor de seu estoque, você conseguirá identificar também (mesmo sem sistema) se seu estoque está muito antigo e qual priorizar no momento do picking (pegar mercadoria no estoque).
Mantenha os produtos mais vendidos próximos a mesa de embalagem ou expedição
Imagine que toda vez que você venda um produto terá de ir buscar lá no fundo do estoque — ou em uma prateleira no alto, ou mesmo em um local de difícil acesso. Agora imagine que este seja o produto mais vendido da empresa. Não faz o menor sentido, não é mesmo? Por isso, deixe sempre os produtos mais vendidos bem próximos à mesa de embalagem. Parece pouco, mas a economia de tempo pode ser considerável (sem contar que é de fato um ato inteligente)!
Tenha um endereçamento de estoque
Numere suas unidades de estoque. Ou seja, cada andar da prateleira deve ter um endereço composto por: Rua, Prateleira, Andar da prateleira. Você pode usar por exemplo este número para compor o SKU ou alguma referência do modelo. Digamos que você colocou como referência em seu modelo 020501. Traduzindo seria 02 (rua 2), 05 (prateleira 5), 01 (andar 1). Toda vez que você vender um produto deste, ao olhar o código, facilmente o encontrará no estoque.
As dicas acima reforçam a ideia de que o controle de estoque é fundamental para uma empresa de varejo. Muito do capital da empresa está ali, no estoque, e o CPV (Custo do Produto Vendido) é, se não o maior, um dos maiores custos de sua operação.
Cuide bem de seu estoque e você estará cuidando bem de sua empresa.
Abraços e boas vendas!