5 dicas para contratação de temporários para operações logísticas de fim de ano

por Rafael Duarte Terça-feira, 12 de novembro de 2019   Tempo de leitura: 12 minutos

Estamos a poucos dias de um dos maiores eventos de vendas do ano para as empresas de e-commerce, a Black Friday. Para esse ano, de acordo com as estimativas da Associação Brasileira de Comércio Eletrônico (ABComm), a previsão de vendas é 18% maior que no ano anterior.

Normalmente as empresas lembram de reforçar seus servidores para que as páginas não sejam derrubadas pelo alto tráfego, também lembram de aumentar as checagens contra fraudes e tentativas de invasão, além de preparar as artes das promoções e layout do site com antecedência. Tudo para proporcionar uma ótima e segura experiência de compra para o cliente nesse período. Mas e a operação logística?

Algumas empresas enxergam a área de logística como custo, mas ela pode ser. E, na verdade, é muito estratégica para a empresa. Não adianta nada vender e não conseguir entregar a mercadoria para o cliente final. O planejamento das operações de compra, recebimento, separação de pedidos, expedição e entregas, tem que ser prioridade no projeto Black Friday.

Dentre os pontos de planejamento das operações logísticas para o período, um item muito relevante é a contratação de mão de obra temporária para suporte ao período. Com o aumento do volume esperado, isso acaba se tornando necessário e, caso não seja bem planejado, a entrada de novos funcionários no armazém pode atrapalhar o fluxo das operações ao invés de ajudar.

Nesse artigo, listei cinco dicas para facilitar a entrada dos temporários, de forma a não atrapalhar a operação, e também uma ideia alternativa para não precisar contratar diretamente os novos funcionários.

Quantidade

Um dos primeiros pontos é definir a quantidade de funcionários que será necessário contratar. Levando em consideração o volume previsto de vendas e a produtividade atual da operação, é possível prever quantas pessoas extras serão necessárias para dar vazão a demanda.

É importante lembrar que os novos dificilmente irão produzir o mesmo que os funcionários mais antigos devido ao tempo natural da curva de aprendizagem, que difere de pessoa para pessoa. Outro ponto a ser destacado é a necessidade de reforçar em todos as fases do processo para que um processo mais acelerado não gere gargalos em outros.

Já presenciei casos desse tipo onde a equipe de produção estava muito mais acelerada que o carregamento de carretas, o que acabou travando o stage (área de pré carregamento de veículos no armazém) por excesso de volume. Da mesma forma o contrário: a equipe de carregamento estava muito mais reforçada que a de produção, o que a deixava constantemente ociosa, tendo que implorar por produtos para continuar os carregamentos.

O líder da operação precisa ficar de olho constante nesse ponto para ir realocando as equipes de acordo com as necessidades ao longo do dia.

Procedimentos para contratação

Cada empresa possui processos diferentes para contratar. Em algumas, esse processo é mais burocrático e, em outras, menos. Já vi empresas que possuíam prazos bem definidos e comitês onde as contratações eram discutidas e as vagas só eram aprovadas após serem justificadas nesse comitê.

Já vi também casos de empresas com datas definidas para entrega de documentação e também para a entrada de novos colaboradores só sendo possível seguindo essas regras. Por outro lado, também já vi empresas aprovarem candidatos em processos seletivos e os mesmos começarem no dia seguinte.

O importante é estar por dentro de como funciona os prazos e regras da sua empresa para a contratação da equipe extra para o fim do ano. É possível flexibilizar alguma coisa? Quais passos podem ser acelerados?

Dentre os procedimentos, é importante lembrar que, após a seleção dos currículos, vem a fase das entrevistas que pode tomar bastante tempo da equipe de contratação. Lembre-se que nem todos os entrevistados irão ser aprovados, por isso será preciso convocar mais candidatos que o número de vagas.

Outro ponto importante é que não é apenas a sua empresa que está contratando. Tem diversas empresas que também estão buscando reforçar a sua equipe para esse final de ano. Então, quanto antes começar, maior a probabilidade de encontrar e contratar os melhores candidatos.

Integração e treinamento

Mesmo que a equipe contratada seja apenas um reforço para esse período de alta volumetria, eles serão os responsáveis por atender aos pedidos e fazer o serviço. Por isso, é importante dedicar um tempo de integração, mostrando a empresa, quais são os valores os principais clientes. É vender mesmo a empresa para fazer com que os novos contratados se sintam parte do negócio como um todo.

É comum as empresas não se preocuparem com a formação dos novos funcionários, já presenciei diversos casos onde os novos colaboradores foram enviados “para a guerra” sem nem entender a disposição e layout do armazém, ou saber qual atividade será feita, ou mesmo para quem eles devem prestar contas. Nesse festival, acontece perda de tempo, de produtividade, erros operacionais, equipamentos danificados e, infelizmente, acidentes.

Data de início

Quanto antes os novos contratados começarem, melhor será para a operação, pois há tempo para minimizar os impactos descritos acima. Quando o grande volume vier, essa equipe já estará bem mais familiarizada com a empresa e processos a serem feitos.

Lembre-se que há movimentos diferentes durante o processo. Antes do evento, há a chegada dos novos produtos comprados para serem vendidos no evento, por isso a área de recebimento (inbound) precisa ser reforçada. Depois, o movimento vai migrando para a operação de separação de mercadorias e carregamento de veículos para transferência ou entrega.

Quando o volume de vendas baixar, é hora de receber os retornos e devoluções, que inevitavelmente acontecem. Além disso, é importante ao final do evento realizar um grande inventário e verificar o que ainda sobrou no estoque e as inconsistências do sistema após o evento.

Para a Black Friday, normalmente as empresas se programam para a entrada no último minuto, na quinta ou até na própria sexta feira, de forma a reduzir o custo. Isso pode acabar se tornando um tiro no pé.

Já presenciei situações em empresas que os novos contratados só foram começar na segunda e alguns na terça da semana seguinte da Black Friday, devido à dificuldades de liberação de documentação. Com isso, quando eles chegaram, não houve tempo de nenhuma preparação, tiveram que ir direto para a operação.

Esse movimento é até injusto com a equipe regular da operação, pois eles passaram diversos dias sobrecarregados e pressionados a atender as metas, que normalmente são bem agressivas nesse período.

Aproveitamento dos temporários

Um dos principais motivadores para que as empresas tratem bem os novos funcionários é justamente a possibilidade de aproveitamento dos temporários após o período do final de ano. Especialmente esse ano que estamos com um volume grande de pessoas desempregadas, tem muita gente boa disponível só aguardando uma oportunidade para entrar em alguma empresa.

É comum as empresas aproveitarem os melhores temporários e os contratarem em definitivo. Mesmo que não seja de imediato, aquele funcionário que tem a capacidade já comprovada pode ser lembrado futuramente para uma posição na empresa.

Muita gente me diz: “ah, mas isso depende do funcionário”. Eu até concordo, mas em partes. É claro que o colaborador precisa demonstrar força de vontade e motivação para fazer o trabalho, mas também cabe a empresa dar a oportunidade para que o potencial desses colaboradores seja aproveitado.

Alternativa: contratação de uma empresa de mão de obra

Existem diversas empresas no mercado especialistas em oferecer mão de obra para terceirização, dentre as especialidades dessa empresa, movimentação de cargas, capatazia e operações de armazém são atividades comuns. Quais seriam as vantagens de contratar uma empresa como essa?

A primeira delas é a rapidez do processo, que poupa tempo da equipe de RH, pois não há necessidade de selecionar currículos, entrevistar os candidatos e analisar documentação. Além disso, pode-se contar com funcionários já com experiência em operações logísticas, acelerando a curva de aprendizagem. Outro ponto é uma flexibilidade maior para aumento ou redução de equipes de acordo com a necessidade da operação.

Por outro lado, algumas empresas de terceirização podem exigir um contrato com número de colaboradores e prazo determinados, o que dificulta essa flexibilidade. Outras empresas trabalham com uma quantidade definida de funcionários, mas sem o mesmo ser fixo, ofertando a posição e não a pessoa.

Este modelo gera uma possibilidade de ter pessoas diferentes a cada dia na sua operação, perdendo o efeito da curva de aprendizagem, pois todo dia ela começa do zero. Isso sem considerar os riscos para a segurança que esse procedimento pode gerar. Outro risco a ser pensado é a possibilidade de passivo trabalhista que a terceirizada pode gerar para a sua firma.

Para evitar esse tipo de coisa, é importante uma boa condução do processo seletivo do fornecedor. Empresas sérias e com histórico de bons serviços prestados. Quanto mais organizada for a empresa, menor as chances de terem problemas durante a operação e também problemas futuros.

Atenção

Um detalhe importante: a contratação de empresa terceirizada, ao invés de contratar diretamente, não elimina a necessidade de determinação da quantidade de temporários, nem o treinamento dos novos entrantes, ou mesmo o planejamento da data de início. E o mais importante é que não elimina também a possibilidade de contratar em definitivo um bom funcionário que tenha prestado serviço para sua empresa.

Espero que essas dicas facilitem a entrada dos novos funcionários temporários, possibilitando que a sua operação siga fluindo sem interrupções e consiga absorver o aumento da demanda. Desejo a todos uma ótima Black Friday.

Leia também: Método Growth: veja como a metodologia pode ajudar empresas na Black Friday


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