O que você precisa saber para enviar um alto volume de e-mails

por Raphael Ferrari Quarta-feira, 24 de outubro de 2018   Tempo de leitura: 12 minutos

Existe um consenso entre quem trabalha com crescimento de base de e-mails. Que é: quanto maior o volume de contatos em sua lista, maior é o desafio na efetividade das campanhas e na qualidade da entrega.

Em outras palavras, quanto mais e-mails, maior é a dificuldade de fazer suas mensagens chegarem na caixa de entrada das pessoas. Isso porque o grande volume de e-mails exige uma relevância muito maior frente aos provedores.

Por este motivo, tomar algumas precauções simples podem alavancar a empregabilidade de suas campanhas e, consequentemente, impulsionar os seus resultados.

Atenção à reputação do seu domínio

Se você já trabalhou alguma vez com campanhas de e-mail marketing, provavelmente já ouviu falar a respeito de Reputação de Domínio. Todo o domínio possui uma reputação, seja frente à sua audiência ou aos provedores de serviços de internet (ISPs). Ela está diretamente ligada ao seu comportamento, históricos de suas ações, conteúdos oferecidos e relevância destes para sua audiência..

Mas a construção desta reputação começa antes de tudo isso. Costumo dizer que sem reputação somos irrelevantes diante da sociedade, e o mesmo acontece com seu domínio diante dos provedores. A reputação é construída a partir de uma série de variáveis, que não possuem regras definitivas do que fazer ou não. Mas, o que você precisa ter em mente para começar a entender a complexidade da reputação? O que observar para tomar os devidos cuidados com a reputação do seu domínio de envio?

O seu site está sendo bem cuidado?

Uma das coisas a se levar em consideração é a saúde do seu site. Principalmente se ele contém o maior volume das páginas de destino nas quais suas campanhas de e-mail marketing levam os usuários. Se ele for alvo de ataques, por exemplo, passar algum tipo de vírus aos visitantes ou simplesmente derrubar a confiança deles devido a experiência oferecida, eles pode fazer com que não confiem também em seus e-mails. Isso aumenta as chances de marcação como spam nas próximas campanhas enviadas.

Onde está hospedado o seu site?

Hospedar seu site em um servidor de qualidade é tão importante quanto os outros cuidados que falamos no tópico acima. Os provedores de e-mail podem desqualificar suas mensagens quando páginas de destino têm um tempo de retorno muito grande. Ou, pior ainda, quando não recebem uma resposta do servidor sobre a URL solicitada.

Seu domínio possui algum histórico negativo?

Como dito no início, o que foi feito no passado tem impacto direto nas ações de hoje. Se o domínio sempre foi seu, é mais fácil saber o que foi feito dele anteriormente. Mas quando não, você pode ter um problema. O ideal é tentar buscar o máximo possível de informações com o antigo dono. É importante saber se o domínio já caiu em alguma Blacklist ou se já foi denunciado em provedores de e-mail.

Seu domínio é muito novo?

Assim como saber a história, ter um domínio recente demais pode ser prejudicial para as suas campanhas de e-mail marketing. Por mais que ele não tenha um passado negativo, ser novo demais faz com que os provedores de e-mail não tenham nenhum dado para formar um padrão a seu respeito. Isso pode influenciar para que sua reputação não tenha relevância suficiente para passar confiança.

O host de envio é o mesmo no qual as pessoas se cadastraram?

Quando as pessoas se cadastram para fazer parte de sua lista de contatos é o início de uma relação de confiança. Com isso, é importante manter a comunicação com o lead a partir do endereço pelo qual ele se cadastrou. Isso pode evitar confusões e denúncias de spam com leads que realmente optaram por estar em sua base. Caso a estratégia seja utilizar um domínio diferente, a url utilizada para os envios deve ser parecida ou associada à original.

O endereço de e-mail existe?

Procure enviar campanhas a partir de endereços de e-mails existentes. Os provedores conseguem verificar se o domínio é capaz de enviar e receber emails. Caso não haja um servidor de correio eletrônico associado, suas mensagens não chegarão aos destinatários e a reputação do seu domínio irá por água abaixo.

Atenção ao seus endereços de IP

Existem muitas dúvidas e questionamentos acerca do IP de envio. Tudo o que foi dito acima impacta de alguma forma na reputação dos IPs de envio. E uma das dúvidas mais frequentes é se um IP dedicado é melhor do que um IP compartilhado. Para responder a esses questionamentos, primeiro precisamos entender a diferença entre ambos.

O endereço de IP é a “máquina” que os ISPs (provedores de serviços de internet) enxergam ao receber uma mensagem. É a partir deles que os e-mails são enviados em massa com a permissão do domínio principal. Por ser um sistema de envio, estes endereços de IP podem ser utilizados por mais de um domínio. Aqui é preciso prestar atenção, pois o endereço de IP está diretamente ligado à qualidade das entregas de suas campanhas.

IP compartilhado

Quando você utiliza endereços de IP’s compartilhados, quer dizer que além de você outras pessoas também fazem uso desses endereços. Ou seja, além dos IP’s, a reputação e a qualidade de entrega também estão sendo divididas entre todos que as utilizam.

Quando você divide a responsabilidade da qualidade de entrega com outras pessoas, a qualquer momento você pode ser prejudicado. Mesmo fazendo tudo certo! Isso vai depender totalmente da gestão entre aqueles que utilizam esses endereços. Ou seja, é preciso haver uma política rígida entre os usuários. Quem fizer mal uso deve ser bloqueado ou removido do mesmo grupo que você. Do contrário, certamente a qualidade das suas entregas será comprometida.

O oposto também é verdadeiro. Se você fizer alguma coisa errada em suas campanhas ou enviar e-mails para uma lista ruim, este erro será dissolvido entre todos os usuários daquele grupo que utilizam os mesmos IP’s. Se a gestão de IP’s for eficiente, você será alertado e até bloqueado ou removido para um grupo com reputação mais baixa para preservar o que possui alta reputação.

IP dedicado

Com o IP dedicado você é o único responsável pela reputação e saúde dos endereços. Porém isso não quer dizer que seja a melhor solução para você. Para ter um IP dedicado é preciso ter alguns pré-requisitos, e envolvem volume, frequência, objetivos, além do custo mais alto para contratá-los.

Quando você adquire IP’s dedicados eles serão usados exclusivamente para os envios de suas campanhas. A parte boa é: você tem total controle sob suas ações. E se tiver uma boa estratégia de captação e campanhas de e-mail marketing poderá ter sucesso em manter os seus IP’s bem vistos pelos ISP’s. Por outro lado, não é nada fácil a manutenção destes IP’s. E, ainda mais complicado, é iniciar suas estratégias a partir de IP’s dedicados. Quando o IP é novo, ele ainda não possui reputação frente aos provedores. Por este motivo você precisa “aquecer” estes endereços e o menor escorregão pode comprometer e retardar toda a sua estratégia.

Outro ponto importante a se avaliar quanto aos IP’s dedicados é a quantidade. Não apenas dos e-mails que serão enviados, mas também se a quantidade de IP’s contratados será suficiente para enviar o volume de e-mails que você precisa no tempo necessário.

Qualidade da sua lista de e-mails

Um dos pontos mais importantes a se avaliar em suas estratégias de e-mails em massa é a procedência e qualidade de sua lista. Você já sabe que não é uma boa prática comprar listas, compartilhar bases e utilizar bases de terceiros para mandar e-mails em seu nome. Além disso, também é preciso ter o conhecimento de como está o ecossistema da base que você utiliza e também como as pessoas estão entrando em sua lista.

Para manter uma lista saudável você precisa focar em algumas métricas importantes, como: o nível de engajamento que as pessoas demonstram a cada nova campanha; a quantidade de erros retornados de cada campanha; a quantidade de pessoas que se descadastram de sua lista; a quantidade de pessoas que reportam seus emails como spam e o nível de crescimento da sua base.

Cada uma das métricas listadas acima pode representar uma série de diagnósticos com os quais sua equipe poderá interpretar e tomar decisões importantes que ajudarão na otimização das campanhas. O mais importante é entender que uma métrica não está necessariamente ligada à outra, o que torna o trabalho mais difícil. Por exemplo, se você tem uma base 100% “opt-in”, não quer dizer que as pessoas nunca irão se descadastrar da sua base. Basta você errar na segmentação ou na frequência de envio para fazer a quantidade de pessoas em sua lista despencar.

Conclusão

No final das contas, todas as suas ações impactam na qualidade das suas campanhas de forma positiva ou negativa. O mais importante é qualificar bem a sua base e levar conteúdo relevante até as pessoas, evitando motivos para desengajamento, descadastramento e reportes de spam.

A preocupação com os pontos citados nessa matéria é um ótimo ponto de partida. Certamente vai te ajudar a entender como tomar as melhores decisões na hora de enviar campanhas com um alto volume de e-mails. Pouco a pouco você vai observando a efetividade de cada ação para otimizar suas estratégias a partir daí.

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