Business Intelligence, a ‘luz no fim do túnel’

por Amanda Santoro Segunda-feira, 06 de janeiro de 2020   Tempo de leitura: 10 minutos

A partir do momento em que temos dados de uma forma clara dentro da companhia, parece que começamos a ver uma “luz no fim do túnel”. É assim que me sinto todas as vezes quando criamos um relatório com informações tão valiosas. E logo penso: “como pudemos sobreviver durante tanto tempo sem essa informação?”.

Ao mesmo tempo, passa pela minha mente o quanto de decisões tomamos de forma errônea por não termos aqueles dados antes. Aqui neste artigo, quero falar da importância dos indicadores e o quanto eles podem direcionar a companhia para um caminho mais assertivo.

1) Uma parte de TI dentro da área de negócios

Tanto na Marabraz quanto nos demais lugares pelos quais passei, a área de Business Intelligence (BI) ficou alocada junto com a área de negócios. Na minha visão, essa foi a melhor união que poderíamos ter.

A área de negócios contempla a necessidade e a visão da empresa, enquanto o especialista de BI oferece o lado técnico. Foi como unir “o queijo e a goiabada”, pois, conforme os relatórios estão sendo desenvolvidos, o “dono do projeto” – que é da área de negócio – estará sempre ao lado, dando apoio e podendo ensinar mais para o lado técnico.

Dessa forma, os ajustes são feitos mais rapidamente, sem mudança de escopo, e o projeto é entregue de maneira mais assertiva.

Todos os especialistas de BI com quem já trabalhei me falaram que foi a melhor experiência que eles tiveram, uma vez que passaram a ver a real necessidade do negócio, o “porquê” daquela informação – ou seja, sabiam o motivo e a finalidade do desenvolvimento. Dessa forma, ficou mais fácil desenvolver e entregar o projeto corretamente.

2) Organizar as entregas

Quando vemos que existem técnicos junto com as áreas de negócio, as demandas começam a surgir como “água”: vêm de todos os lados e de diversas pessoas. Porém, o coordenador, ou gerente da área, deve organizar muito bem as demandas e colocar as prioridades na frente.

Mas como saber quem é mais urgente se sempre achamos que tudo é prioridade? Eu tenho dois métodos de organizar as demandas: primeiramente, converso com todas as áreas – logística, RH, SAC, comercial ou marketing – o que elas já dispõem de informações e o quanto esses dados estão corretos.

Após essa primeira etapa e análise, vejo qual departamento tem mais déficit de informações e quanto aquele setor representa para o momento do negócio. Por exemplo: se a empresa está com foco em rentabilidade, o ideal é termos relatórios financeiros muito bem estruturados e detalhados para acharmos por onde podemos começar para melhorar os resultados financeiros. Se a empresa está com foco em vendas, logo o foco é marketing, pois é a área especializada em vendas, investimentos, aquisições de clientes, entre outras atividades.

Além disso, tenha apenas uma ferramenta com todas as informações, porque criar dados “paralelos” pode prejudicar o resultado, já que não sabemos a fonte daquela informação. Por isso, concentrar todos os dados em apenas um lugar é o cenário ideal.

E mais, foque a construção de data apenas na área de BI para que não haja conflito de informações. Obviamente, a área responsável pelo dado pode e deve participar da criação do relatório para que ele seja validado e esteja confiável.

Obs.: Atualmente, uso a ferramenta Trello, que me ajuda nas organizações das tarefas e prazos de entrega.

3) Como fazer do dado um tomador de decisão?

Todos os dias de manhã, quando chego à companhia, abro todos os relatórios que me mostram o ontem, o hoje e o que eu posso fazer para melhorar o amanhã.

Aqui, não estou falando apenas de vendas. Sim, esse é um fator muito importante, mas, mais do que isso, olho o quão saudável está a companhia e o que posso fazer para que o dia seguinte seja melhor ainda.

A premissa número 1 aqui é: “Nunca se acomode! Desafie-se a ser melhor, olhe os números no detalhe e peça ajuda e opinião de sua equipe para as tomadas de decisões, pois quem está no dia a dia pode interpretar a empresa de outro ângulo”. Mas como fazer para tomar decisão a partir de um dado? Vou dar alguns exemplos:

  • Exemplo 1: A empresa quer aumentar o número de itens no carrinho, pois essa iniciativa fará com que seu ticket médio cresça e, automaticamente, melhore a receita. Para que isso seja feito, temos duas alternativas: ou oferecer produtos complementares ou fazer promoções, como “Compre o Produto X e ganhe 15% de desconto na compra do Produto Y”. Além disso, podemos ter algumas informações no carrinho de compras incentivando o cliente. Exemplo: “Comprando mais R$ 100, você ganha FRETE GRÁTIS” ou “Colocando mais um item no carrinho da marca X, ganhe um brinde exclusivo”. Esses tipos de ações são possíveis, porém, para se tomar essa decisão, temos que estudar o passado, analisar como está a evolução desses indicadores, quais produtos estão vendendo e como podemos fazer campanhas que nos ajudem a melhorar e evoluir nesses pontos.
  • Exemplo 2: A empresa que está com foco em rentabilidade não pode deixar de analisar um indicador chamado “margem de contribuição”. Ele mostra o quanto de dinheiro está sobrando na companhia por meio da venda de produtos ou serviços após retirar todos os gastos variáveis. Abaixo, segue uma imagem que ilustra esse indicador. Nela, podemos ver quanto cada linha está representando; assim, conseguimos “atacar” o indicador que mais está prejudicando o resultado, conversar com o responsável de cada área e verificar quanto conseguimos reduzir aquele custo.

No caso acima, conseguiríamos reduzir a linha “custo das mercadorias”, uma vez que podemos renegociar termos com os fornecedores ou pagar as mercadorias à vista, solicitando um desconto, caso a empresa tenha caixa. Podemos também analisar o item “logística”, revendo as embalagens de entrega (obs.: sem prejudicar o cliente final, pois, sem ele, o negócio não existe).

Esses são apenas exemplos, mas conseguiríamos rever cada linha. Pense no que você consegue fazer de melhor com aquilo que já tem, no modelo “ganha-ganha”. Ou seja, pense em você, mas também nos seus fornecedores e parceiros – afinal, eles também precisam “sobreviver”.

4) Organize o seu banco de dados

Apesar de ser um ponto com o qual poucas empresas se preocupam, não adianta ter todas as informações muito bem estruturadas em um dashboard se o banco de dados não estiver muito bem estruturado também, pois as informações do dashboard são derivadas de uma base de dados. Se essa fonte não for construída corretamente, sua empresa poderá perder relatórios ou, até mesmo, começar a mostrar dados errados devido à falta de estrutura por trás das informações.

Tenha um DW! Data Warehouse (DW) é um depósito de dados que serve para armazenar informações detalhadas, criando e organizando relatórios que, depois, são usados pela empresa para ajudar nas tomadas de decisões. Organize suas informações para que nada se perca!

5) Pense no cliente sempre

Quando falo em pensar no cliente, estou falando no consumidor interno e externo. No caso do interno, sempre entregue o projeto que foi solicitado – evite frustrações. Por isso, manter um diálogo e mostrar a evolução do desenvolvimento podem evitar surpresas.

No caso do cliente externo, com os dados em mãos, temos mais poder de decisão. Redução de custos na companhia é um ponto abordado, mas não prejudique seus clientes, como enviar produtos em caixas mais frágeis que podem chegar amassadas ou violadas.

Feche “em alta” com seus consumidores, ou seja, surpreenda, pois não se esqueça de que o cliente recorrente é mais barato do que o novo. Então, entregue o produto ou serviço com muita excelência e qualidade.

6) BI como “dedo duro” dos dados e processos

Após o desenho de um projeto, ele deve começar a ser desenvolvido. Mas, conforme começamos a buscar as informações no banco de dados, às vezes observamos que os dados foram preenchidos de forma errada ou estão incompletos – infelizmente, isso é muito comum.

O lado bom dessa situação é que podemos reajustar o processo da área que está preenchendo aquele dado e, dessa forma, temos a melhoria contínua.

Nesse ponto, reforço o quanto é importante o lado técnico estar muito bem alinhado com o lado de negócio para que os ajustes necessários sejam feitos e os relatórios estejam 100% confiáveis para uso.

Tenha em mente: BI é uma área essencial! Foque nos seus dados e analise sempre todos os testes que fizer, mensure seus resultados para tomar as próximas decisões de forma mais assertiva. Se você ainda não tem um setor de dados muito bem estruturado, sem problemas: você pode começar agora.

Se não tem como investir nisso neste momento, pense: “O que consigo fazer com o que eu tenho?”. Às vezes, a solução está mais próxima do que imaginamos.

Este artigo foi publicado, originalmente, na Revista E-Commerce Brasil

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