A tarefa de abrir uma empresa para aquele que busca empreender pode parecer algo complicado a primeira vista. Normalmente, o empreendedor não entende como ocorre este processo e acaba deixando essa atividade nas mãos de um contador ou de um advogado, sem se preocupar sobre os detalhes deste processo.
Embora delegar essa função para prestadores de serviço seja algo cômodo e útil para que o empreendedor possa se focar na atividade produtiva, é imprescindível que o empreendedor saiba ao menos quais são as etapas para abertura de uma empresa, quais os cuidados que deve tomar e quais escolhas estratégicas deve tomar. Por isso, abaixo explicitarei algumas etapas essenciais sobre o processo de abertura de uma empresa.
Note que, o processo de abertura de empresa depende da sua certeza sobre o negócio que pretende desenvolver. A abertura da empresa envolve alguns custos e responsabilidades com as quais muitos não querem arcar antes de validar sua ideia no mercado. Dessa forma, caso ainda não deseje abrir a empresa, opte pela elaboração de um memorando de entendimentos entre os sócios para se resguardar.
As etapas descritas abaixo não exaurem todo o processo de abertura da empresa, porém são alguns passos importantes a serem considerados.
Elaboração do ato constitutivo
A estrutura societária utilizada para a empresa geralmente não recebe muita atenção do pequeno empreendedor, uma vez que essa tarefa é geralmente delegada a um contador ou advogado.
A elaboração do ato societário constitutivo deve ser acompanhada por um advogado do ramo, capacitado para indicar o melhor tipo societário a ser adotado para a atividade que o empreendedor deseja desenvolver e aconselhar sobre as cláusulas essenciais a este documento.
Isso porque a escolha de um determinado tipo societário pode influenciar em custos, pode ser requisito para o desenvolvimento de uma atividade ou ainda, pode influenciar na celeridade dos atos a serem desenvolvidos por sua empresa. Portanto, esta é uma escolha estratégica no momento de abertura da empresa.
Para mais detalhes sobre a escolha do tipo societário, acesse o artigo anterior sobre este assunto.
Escolha do CNAE
A escolha do código de Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE) é geralmente realizada por um contador ou pelo próprio empreendedor. No entanto, é importante que o empreendedor entenda qual a função deste código.
Este código servirá para fins de tributação e será atribuído de acordo com o objeto social descrito no ato constitutivo de sua empresa. Assim, caso sejam diversas as atividades a serem desenvolvidas por sua empresa, conforme descritas em seu objeto social, será necessário designar um CNAE principal, podendo ser designadas atividades secundárias.
A escolha do CNAE, sempre em consonância com o objeto social da sua empresa, torna-se estratégica pois influenciará nos tributos que sua empresa deverá pagar futuramente. Vale lembrar que a informação errônea sobre a atividade empresarial e o código CNAE podem gerar penalidades ao empreendedor, motivo pelo qual merece atenção.
Para definir qual será o CNAE principal, o empreendedor deverá verificar qual atividade trará maior contribuição para a geração de valor de sua empresa ou para qual atividade a maior parte de seus recursos (ativos, funcionários, esforços) está alocada.
As demais atividades serão classificadas como atividades secundárias, caso seja necessário indicar. Essas informações aparecerão no cartão do CNPJ da empresa, junto com outras informações desta (sede, razão social, nome fantasia, etc.).
Protocolo do pedido de registro na Junta Comercial e DBE
Após elaborado o ato constitutivo de sua empresa, este deverá ser protocolado na junta comercial do estado em que sua empresa terá a sua sede, acompanhada do Documento Básico de Entrada (DBE) no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ).
Dessa forma, após deferido o pedido de registro do ato societário, automaticamente será conferido à empresa nascente o número do CNPJ. No cartão do CNPJ constarão informações como o endereço da sede da empresa, razão social, nome fantasia, data de abertura, atividade principal (CNAE), atividades secundárias, natureza jurídica da empresa, e-mail de contato, telefone de contato, dentre outras informações.
Note que, a princípio, a tarefa parece simples, mas caso o ato societário seja elaborado de forma errônea, poderá ser alvo de exigências pela Junta Comercial.
Uma exigência, em linguagem administrativa e jurídica, significa que o ato protocolado carece de algum requisito para que seja aprovado e, por isso, deverá ser refeito. O efeito de uma exigência ao ato constitutivo de sua empresa pode significar mais custo e mais tempo para que ela seja criada.
Este é outro motivo para que o ato societário seja elaborado por um profissional experiente na área – apesar do fato de que isso não exime a possibilidade de exigências serem feitas, mas apenas diminui sua probabilidade, uma vez que tal profissional já tem conhecimento do que pode ser exigido pela junta comercial.
A JUCESP disponibiliza uma lista de possíveis situações que podem gerar exigências, que pode ser útil para aqueles que desejarem entender um pouco mais sobre esse processo
Regularização perante o Poder Público
Após constituída a empresa, será necessário regularizar a empresa perante os órgãos públicos. Geralmente são eles: a prefeitura (para fins de inscrição municipal), a Caixa Econômica Federal (para fins de FGTS), Secretaria da Fazenda do Estado (caso seja devido algum tributo estadual) e INSS.
Será necessária também a obtenção de um alvará de funcionamento. A solicitação do alvará ainda dependerá ainda de outros requisitos como aprovação dos bombeiros e da prefeitura do município da sede da empresa.
Para algumas atividades, também poderá ser solicitado o cadastro em órgãos específicos. É o caso geralmente do exercício de atividades reguladas.