Para quem está começando no e-commerce organizar os pagamentos é um dos principais desafios. Existem muitas formas de organizar as finanças de uma empresa, dependendo do tamanho e do faturamento existem recursos bastante complexos e completos que geralmente são feitos de forma automatizada e dialogam com todo o sistema do e-commerce. Para quem está começando, vale a pena conhecer ferramentas simples que podem ser muito úteis para o controle e a organização das finanças de sua empresa:
1. Cobrança por e-mail – Empresas gastam uma média de R$ 18 por pessoa para fazer cobranças de inadimplentes. Para quem trabalha por conta própria e não pode contratar uma empresa de cobrança é bom estabelecer formas de controlar a inadimplência. Defina prazos para cobrar quem não pagou, faça uma lista de devedores e envie uma cobrança por email. Veja um exemplo:
2. Ferramenta de controle de planos e assinantes – Para os negócios como clubes de assinatura, escolas de idiomas e cursos, plataformas de conteúdo e software e ONGs é interessante pensar no monitoramento das assinaturas. Usando ferramentas inteligentes é possível gerenciar esses planos e assinantes através de uma ferramenta inteligente que informa o status das assinaturas (ativa, suspensa, expirada, cancelada ou atrasada), faz as retentativas de cobrança de acordo com o intervalo escolhido e ainda notifica o vendedor sobre as assinaturas não pagas.
3. Controle do Fluxo de Caixa: Gerar relatórios simples sobre as movimentações e transações é muito importante para o controle do fluxo de caixa. Faça uma conta simples como saldo + entradas – saídas = fluxo para prever se os seus recursos serão suficientes para cobrir os gastos fixos (aluguel, contas de água e luz, etc). Outra dica é fazer o controle financeiro através de relatórios baseados nos lançamentos futuros, extratos financeiros e históricos de transações. Veja:
4. Evite chargebacks e saldos bloqueados: O chargeback é o cancelamento de uma venda feita por cartão de crédito ou débito. A compra pode ser cancelada pelo não reconhecimento da compra do titular do cartão (algum tipo de fraude) ou simplesmente por não estar dentro dos padrões aceitáveis das administradoras de cartão. Neste caso é importante tentar minimizar esses problemas contratando um serviço de Gestão de Disputa e Chargeback. Usando uma solução de pagamento caso não seja solicitado a mediação no prazo de 20 dias a reclamação é encerrada e o valor liberado para saque. Se a disputa for encerrada a favor do comprador o valor bloqueado é estornado ao comprador e debitado do saldo da conta digital do vendedor:
5. Acompanhamento de Transação: Após criar e processar um pagamento, você vai querer acompanhar o seu status: se foi autorizado, se está em análise, se foi cancelado ou se foi concluído. Para isso existem algumas ferramentas que informam quando uma transação muda de status, podendo tomar uma ação, seja postando o produto de uma transação autorizada ou entrando em contato com o comprador para reconquistar uma venda com pagamento cancelado:
Notificação Automática de Status de Pagamento (NASP): O NASP é a notificação automática que informa sobre qualquer alteração no status do pagamento no momento em que ela ocorre.
Email: O vendedor recebe automaticamente um email assim que o pagamento é autorizado, entra em análise, quando é cancelado ou concluído.
API Consultar Instrução: Se o vendedor quiser consultar o status e mais detalhes de um pagamento específico é só usar uma API de Consultar Instrução. O servidor faz uma “consulta” e a ferramenta retorna todos os dados do pagamento.